József Attila Tudományegyetem - Rektori Tanács ülései, 1970-1973, Szeged

7/ Az ügyiratok iktatása

Az illetékes vezető által "kiszignált” ügyiratokat a kezelőirodák iktatják.

Az iratokat lehetőleg a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követó munkanpon iktatni kell. Az iktatás, a hivatali okból szükséges soronkivüli iktatástól eltkintve, az iratok beérkezésének sorredjében történik.

Iktatni csak ügyirat alapján szabad. Ha a szervezeti egység nem iktatott ügyirat alapján, hanem hivatalos kezdeményezésből intézkedik, az iktatást a hivatalból tett intézkedést tartalmazó irat alapján kell elvégezni,

Iktatószánot ügyirat nélkül kiadni nem szabad.

Tilos a beérkezett ügyiratot az átvétel napjától eltérő kelettel ellátni, vagy azzal a céllal visszatartani, hogy az iktatás csak a későbbi időpontban fog megtörténni.

Hem kell iktatni a visszaérkezett tértivevényeket, szaklapokat, folyóiratokat.

Az időszaki jelentések, adatszolgáltatások, meghivók és az általános utasításokra /felhívásokra/ beérkezett válaszok iktatása tekintetében a vezető által esetenként adott utasitás szerint kell eljárni.

8/ Iktatási számrendszer

Az intézmény iktatási számrendszere 8 számjegyből áll, melyből az első kettő számjegy a kezelőiroda nyilvántartási száma, a következő három számjegy az év elejétől kezdődő iktatási sorszám az utána lévő három számjegy az irattári tételszám, illetve szűk ség szerint ennek alszáma.

Abban az esetben, ha az egyes tételszámok további bontása indokolt, - több fontos levelezés elkülönítése szükséges - a gazdasági főigazgató, illetve megbízottja engedélyezheti a tételszámok további részletezését, alszámok alkalmazását.