Somogy megye múltjából - Levéltári évkönyv 21. (Kaposvár, 1990)
Borsa Iván: A megyei levéltárak és a megyék középkori oklevelei
legyenek, 1983-ban új, részletes szabályozás készült, így 1984-től az Országos Levéltárban a regesztákat ennek alapján készítik. Ez természetesen nem jelentheti azt, hogy az 1984 előtt készült regeszták egy részét hasznavehetetlennek kell minősíteni, hisz a kutatások nem kis része történik ezek alapján. 15 Nagyobb mennyiségű regeszta készítése (pl. egy levéltári fond több tucat vagy egy-két száz oklevél regesztázása) esetén tanácsos megvizsgálni, hogy a tervbe vett levéltári anyagról készült-e már regeszta, s ha igen, újabb készítése nem jelent-e fölösleges munkát. Ez esetben is szükség van az érdekelt levéltárak és az Országos Levéltár kooperációjára. A gépi adatfeldolgozás Egy 1970-es, akkor megfeneklett kezdeményezés 16 után 1983-ban került sor arra, hogy az Országos Levéltár Mohács előtti gyűjteményeinek gazdag okleveles anyaga egyes adatainak géppel történő feldolgozása gyakorlatilag megvalósuljon. Az 1970-es elgondolás az időrendi mutatólapok (házi elnevezéssel a kék cédulák) adataira szorítkozott, amelyek a DL kezdeti munkálataitól folyamatosan, azonos szempontok szerint készültek, s teljességükről éppen a közeljövőben lesz alkalmunk meggyőződni. Az 1983-ban kidolgozott program azonban az időrendi mutatólapok mellett a regesztákat is bevonta a géppel feldolgozandó adatok körébe, bár ezek a DL-nek csak kb. feléhez álltak rendelkezésre, s a DF esetében szinte teljesen hiányoztak. Ez kézenfekvő volt, mert a regeszták időrendi sorozata nemcsak azonos rendben van, mint a kék cédulák, hanem a regeszták elméletileg ugyanazokról az adatcsoportokról készültek, mint a kék cédulák (eredeti, teljes szövegben, illetve tartalmilag átírt szövegek). így egy ilyen összefüggő adatcsoport a gépi feldolgozáshoz mindkét levéltári segédlet esetében azonos keretet, alapot (record) jelenthetett. Segítheti az azonosítást az a körülmény is, hog}' az oklevélszöveg egyes adatai — keltezés, oklevélkibocsátó, fennmaradási forma (eredeti, protocollum, teljes szövegű vag}' tartalmi átírás,- másolat), a DL-be kerülés előtti, illetve a DF-ben levő fénykép eredetijének jelzete és a DL, illetve DF-szám — mindkét levéltári segédleten megtalálható. Az UNESCO által nemzetközi szakértőkkel kidolgozott CDS/ISIS (Computer Documentation System/Integrated Set of Information Systems) programcsomag, amely alapvetően szöveges információk gépi feldolgozására készült, s amelyet 1983-ban ismertünk meg, olyan sokoldalú lehetőséget kínált, hog}' lényegében minden igényünket — mind az adatok kezelése, mind az utólagos bevitelek, törlések, módosítások tekintetében — ki tudta elégíteni. Megnyílt tehát a lehetőség arra, hogy a Diplomatikai Levéltár és a Diplomatikai Fényképgyűjtemény teljes állományához készült és teljesnek remélt időrendi mutatólapok, valamint a DL-hez készült regeszták adatai gépi segítséggel könnyen kezelhetők legyenek. A program realitásának vizsgálata érdekében 1983-ban megtörtént három év (1343, 1433, 1523) valamennyi időrendi mutatólap- és regeszta-adatainak géppel való feldolgozása. A vizsgálódás az UNESCO programcsomag iránt támasztott igényeket illetően pozitív eredménnyel, azonkívül több tanulsággal is járt. Az egyik tanulság az volt, hogy az elgondolt feladat — a kék cédulák és a regeszták adatainak egyszerre történő bevitele a gép memóriájába — az adatok hatalmas mennyisége és a megfelelően szakképzett, kellő számú medievista hiánya miatt csak több fázisban oldható meg. Ezért olyan döntés született, hogy az első fázisban csak a Diplomatikai Levéltár, majd a Fényképgyűjtemény időrendi mutatólapjainak adatait kell bevinni, a regesztákét egyelőre nem.
