Protestáns Egyházi és Iskolai Lap, 1885 (28. évfolyam, 1-52. szám)

1885-05-03 / 18. szám

II. Minthogy irataink lajstromozása már annyira előha' ladt, hogy a jövő évben kellő munkaerő alkalmazása mellett a mutatók szerkesztéséhez hozzákezdeni lehet: elérkezett az idő, melyben az irattár rendezésének és további kezelésének terve megállapítandó. Az ügyiratok elrakására nézve legtermészetesebb, legkönnyebb kivitelű s a közigazgatási irattárakban is leginkább használt eljárás az időrendi, mely szerint t. i. azok keletkezésük éve szerént csomóztatnak és rakatnak sorba s azon belől is hó és nap szerint rendbe szedetnek. E rendszert követve nálunk jövőre a/, esperesi igtató könyv szolgálhatna leltár gyanánt s külön repertóriumra szükség nem lenne. E rendszernek hátránya az, hogy az egy ügyre, vagy a rokon tartalmú tárgyakra tartozó iratok különböző helyeken lévén, azok előkeresése s az ügy történeti előzményeinek áttekintése, még az okvetlen szükséges betűsoros mutatók mellett is és ha a vonatkozási számok az iratokra jegyeztetnének is, tetemesb időbe kerül. A másik és a szaktudomány által a levéltárakra nézve főképen ajánlt rendszer az iratok tartalma által határoztatik meg. E szerint az egy ügyre tartozó és a rokon tartalmú iratok együvé rakandók s külön-külön csoportokban időrendben helyezendők el. Ily rendszer mellett bármely ügy irományai együtt és egyszerre feltalálhatók s azok előkeresése és helyretétele is kevés időbe kerül. E rendszer keresztülvitele a múltra nézve azonban nehézséggel jár, amennyiben sok iratunk van, melyben nem csak Qgy, hanem 2 — 3 tárgy is foglaltatik; mely nehézségen az eddig készült regeszták és a betüsoros mutató által lesz némikép segitve. E rendszerrel együtt jár, hogy ujabb irományok érkezésekor ezek leltároztassanak s a leltári jegyek szerint helyeztessenek el a rokontárgyuak közé; a betűsoros mutató készítése azonban jövőre feleslegessé válik. Hogy ily mód szerint a leltár s annak következtében az egész irattár mikép lenne berendezendő arra nézve '///. alatt van szerencsém tervjavaslatomat előterjeszteni. Az irattárunkban eddig b. e. Vajda Sámuel elődöm és Hajnal A. esperes által követett eljárás nem felel meg pontosan sem egyik sem másik rendszernek, de mégis az utóbbihoz hasonlít, a mennyiben az egyházak tói eredt s az egyházakhoz küldött iratok az egyes gyii lekezetek neve alatt külön-külön csomókba rakattak, az egyházmegyei jegyzőkönyvek, számadások stb. szintén egymás mellé tétettek: de olyan osztályok vagy csoportok is nagyobb számban létesíttettek, melyek a legkülönbözőbb tárgyú iratokat egyesitették p. o. »esperesi levelek« s »gondnoki leve'ek« küldöttségektől, egyházmegyei törvénybiráktól, egyesektől származó levelek stb. másfe'ől némely iratok, melyek a felvett csoportokba tartoztak volna, azoktól külön uj címek alatt csomóztattak p. o. a fentebbieken kívül az egyházakról szóló hivatalos jelentések, díjlevelek, isk. specimenek stb. Hátránya e rendszernek, hogy a kereső bi/.tos útbaigazítást és fonalat nem nyerhet sok irat hollétére nézve, minthogy az osztályok egymást nem zárjak ki s annak következtében a keresés gyakran inkább csak tapogatódzássá válik. A helyes és alkalmas rendszer megválasztása különösen a jövendő szempontjából fontos, mert a múltból nyert eddigi iratokhoz — bármely rendszer fogadtassák is el, leltárt és betűsoros mutatót készítek, egyfelől, hogy a levéltári anyag átszámolható és nyilvántartható legyen; másfelől, hogy abban a könnyű eligazodás minden eshetőségre biztosíttassák. Midőn a rendezésről először gondolkodni kezdtem, azt hittem, hogy a legegyszerűbb időrendi sor nálunk is követhető lesz. Látván azonban azóta, hogy az utóbbi évtizedekben mily rohamosan szaporodnak irományaink; tapasztalván másfelől azt is, hogy az azokban való tájékozás szerzésére a mi kormányzati és ügykezelési szokásainknál fogva mily kevés idő s akítható: eredeti véleményem megváltoztatásával arra a meggyőződésre jutottam, hogy a tartalom alapján való rendezés mellett irattárunknak legtöbb hasznát vehetjük; mert ugy a tájékozódás az iratok akármilyen sokasága mellett is legkevesebb időbe kerül. Bármelyik módszert tartsuk is meg a rendezésnél, annyi kétségtelen, hogy azt az ezentúl beérkező iratokra nézve minden következményeivel együtt folytonosan érvény esítni szükséges s a levéltárnoknak a jelzett mutatókat tovább készíteni, az iratokat megjegyezni és helyeikre rakni, köttetésökre kellő gondot fordítani stb. kötelességei közé lesz tanácsos sorozni; a mi ismét azt hozza magával, hogy a fe'merülő kiadásokra évről-évre bizonyos összeg vétessék fel egyházmegyénk költségvetésébe. Minekutánna ekkép a különböző eljárási módok előnyeit hátrányait és a magunk helyzetének figyelembe vételt érdemlő sajátságait előadtam, tisztelettel kérem a nt. egyházmegyét, hogy méltóztassék e módozatok közt a választást megtenni, hogy a leltárt s az iratok jelzését a szerint készíthessem. III. Egyszersmint a levéltári kezelés s ezután keletkező irataink jobb rendben tarthatása szempontjából szükségesnek vélem mindenkire nézve kötelező hatálylyal megállapítani a hivatalos irományok készítésére és levéltáron kívüli kezelésére nézve a következőket: 1. 1

gy iratba csupán egyféle tárgy foglalható s külön tárgyú ügyekről külön iratok szerkesztendők. 2. A hivatalos irományok lehető rövidséggel felesleges szós'aporitás nélkül szerkesztendők s e célra jó erős papír, maradandó (alizarin) tinta, olvasható névaláírás használandó, a levelek címe, (minthogy a külön boríték nem jut a levéltárba) a szöveg elejére is kiíratván. 3. A papír lehetőleg egyforma nagyságú t. i. bé lyeg alá való legyen s mikor irnak rá, folio alakban terjesztessék ki. Rövid fogalmazványok, melyek egy féllapnál többre nem terjednek ; egy félivre Írandók. Egy ívnél többre terjedő irományok lapszámoztassanak és öszszevarrattassanak. 4. Minthogy a viaszpecsétek a papirt rongálják, idővel pedig le is töredeznek, a hivatalok utasitandók, hogy olajos íestékű bélyegzőt használjanak, melynek beszerzését könnyebbség s célszerűség okáért valamely egyházmegyei megbízott közvetítené. 5. Az ügyirat az esperesi hivatalhoz érkezvén, ott arra annak minutája eddigi mód szerint megjegyeztetik, s az igtatókönyvi szám is (felül jobbra) rávezettetik. 6. Jelentéktelen vagy csekélyebb fontosságú iratok nem tartatnak vissza a levéltár számára, hanem hátirattal ellátva a feleknek visszaküldetnek, az elintézés ezen módja az igtató könyvben megjegyeztetvén. 7. Azok az iratok, melyek I. 2. 3. pontbeli utasításnak eleget nem tesznek, az esperesi hivatal által el nem fogadhatók s a felekhez visszaküldendők. 8. Ezen pontok külön is kinyomatva az egyházak és lelkészek közt elterjesztendők s alkalmazkodás végett koronkint előttök felújítandók. Az egyházmegyei jegyzőkönyv szerkesztésétől a különben is túlterhelt esperesi hivatal fölmentetvén, az valamelyik jegyzőre bízandó. A többi jegyzők legfeljebb