Postai és Távközlési Múzeumi Alapítvány Évkönyve, 1991
Alapítványi krónika - Bán Ferenc: Az alapítvány nyilvántartási rendszerének korszerűsítése
A fenti nyilvántartások nyomtatványok, nyomdai úton előállított könyvek vagy házilag rovatolt füzetek. A múzeum állományának ezeken történő nyilvántartása elavult. A rovatok kitöltése sok esetben kézírással történik, egy-egy műtárgyra, dokumentációra vonatkozó azonos jellemzőt több nyilvántartásban ismételten be kell jegyezni. A rendszer nehezen kezelhető, a kutatás és a kiállításokra való felkészülés körülményes. Mindezek mellett nem hagyható figyelmen kívül az a tény sem, hogy a nagytömegű nyilvántartás ma már csak mennyezetig érő polcos állványokon helyezhető el. A vázolt hátrányok megszüntetésére alapítványunk szerény lehetőségeihez mérten és többek között a Magyar Nemzeti Múzeum Műtárgyvédelmi és Információs Részlegének segítségével még a f. évben megkezdi a számítógépes rendszer bevezetésére irányuló felkészülést. Munkatársaink részt vesznek az említett részleg által múzeumi célra kidolgozott DataEase rendszerű szoftver alkalmazástechnikai tanfolyamán. A DataEase program lehetőséget ad a nyilvántartott adatok gyors áttekintésére, listázására, esetleges módosítására, megkönnyíti a kutatást, ugyanakkor biztosítja az adatvédelmet. Távlatban lokális számítógép-hálózati rendszert tervezve fokozatosan megvásároljuk az igényeinkhez igazodó gépeket, a központi kiszolgáló egységet és kiépíttetjük a szükséges hálózatot. Az új eljárás bevezetési időszakában mindaddig amíg múzeológusaink és gyűjteménykezelőink a számítógépek kezelésében-, továbbá az adatbázisok biztonságos kitöltéséhez a kellő gyakorlatot megszerzik, a jelenlegi nyomtatványokat is vezetjük párhuzamosan. A számítógépes rendszerre 1993-tól fokozatosan kívánunk áttérni az új nyilvántartási szabályzat életbeléptetésével. BÁN FERENC 140
