Fejezetek Pest megye történetéből. Tanulmányok - Pest Megye Múltjából 7. (Budapest, 1990)

Hajdu Lajos: A levéltárak és a közigazgatás

4. Az új közigazgatási koncepció megvalósítása, a közjó szolgálata azonban csak a valóság tényeire épülhetett, akkoriban is csupán az élethez szoros szálakkal és állandóan kötődő' közigazgatási politika számíthatott sikerre. Az új célok megvalósításáért és új működési elvek szerint tevékenykedő igazgatásnak tehát állandóan figyelemmel kellett kísérnie a valóság változásait, ez pedig rendszeres adatgyűjtést, pontos nyilvántartást és látó szemmel végzett munkát, folyamatos elemzési-értékelést tett szükségessé. Ezt a célt szolgálta — egyebek között — az országos kormányszékek (dikasztériumok) munkájának átszervezése, az ügyosztályi rendszer bevezetése. A gyorsabb, egyszerűbb (de szakszerűbb) és pontosabb ügyintézés érdekében a helytartótanács tevékenységének egy-egy ágát (úrbéri, adóügyi, egészségügyi, kereskedelmi, népiskolai, oktatási stb. ügyek) állandóan ugyanaz a tisztviselői gárda intézte: egy vagy több előadó (helytartótanácsi tanácsos), titkár, fogalmazók és írnokok képezték egy-egy departamentum stabil ügyintézői gárdáját és ez a munkamegosztás természetszerűleg azzal járt, hogy a hozzáértés és a nagyobb gyakorlat (tapasztalat) eredményeképpen javult az ügyek intézése. Ezt szolgálta az a rendelkezés is, amelyben a kormányzat az iratok iktatását, az ügyek döntésre való előkészítését, a kiadványozás rendjét, végül az ügyiratok őrzését átfogóan szabályozta. (Ennek megfelelően például a helytartótanács egyes ügyosztályainak iratanyagát külön őrizték és az ügyintézők számára bármikor, bármelyik irat — előzmény! — gyorsan hozzáférhető volt.) 5. A gyorsabb és szakszerűbb ügyintézés jelentőségének felismerése szolgált alapul a megyei irattárak 200 évvel ezelőtti létrehozásához és a törvényhatóságokban végzett levéltárosi munka első átfogó szabályozásához is. A megyék számára a kormányzat előírta, hogy — mindenütt alkalmazzanak a jegyzői hivatal (notariatus) keretei között egy külön irattárost (regestrator). Elrendelte továbbá azt is, hogy — az ügyiratokat a feladat végrehajtása vagy a döntés meghozása (az elintézés) után, de legkésőbb a naptári év végén át kell adni az irattárnak. Az irattárosi (levéltárosi) tevékenység rendjét szabályozó pátens előírta azt is, hogy — a regesztrátor (irattáros) a megkapott aktákon tartozik feltüntetni az átvétel napját, az ügy jellegét illetve tárgyát; ellenőriznie kellett, hogy meg vannak-e az aktában felsorolt mellékletek, a beadványhoz csatolták-e kiadóhivatali kollégái a döntés fogalmazványát. Ha egy ügyben több döntés (kiadvány) is született — ezeket időrendbe kellett raknia, majd az adatokat be kellett vezetnie egy általános mutatóba (hogy ennek segítségével az iratot bármikor, gyorsan ki lehessen keresni). Végül a megfelelő tárgyi csomóban (fasciculus-ban) kellett elhelyezni az aktákat. A rendelet kétféle mutató elkészítését írta elő a megyék regesztrátorai számára : egy általános index vezetését, ebben fel kellett tüntetni minden ügyet, amelylyel a megye tisztikara (vagy valamelyik testülete) öt esztendő alatt foglalkozott. (Az öt esztendő iratanyagának egyetlen mutatóba foglalása — ezt a mutatót a pátens hol „generalis index"-nek, hol pedig „repertórium regestraturae"-nak nevezi — azt a célt szolgálta, hogy egy-egy igazgatási feladat áttekintése, B. folyamat lényegének megragadása könnyebb legyen.) Az ügyek száma a jozefinizmus időszakában azonban még a kis megyékben is évente 3000 körül mozgott, a nagyobb törvényhatóságokban — Pest, Nyitra, Bihar stb. megyékben például — viszont olykor meghaladta a 6000-et is, ez előrevetítette, hogy a rendelkezés ezen előírását a k isiétszámú jegyzői hivatal nem tudja végrehajtani. Ez még akkor sem sikerülhetett, ha egyébként igaz a rendelet betűje: „Minthogy az irattárban megőrzendő ak23