AZ ORSZÁGOS SZÉCHÉNYI KÖNYVTÁR ÉVKÖNYVE 1965-1966. Budapest (1967)

III. A könyvtári munka elmélete és gyakorlata - Urbán László: A kölcsönzés-nyilvántartási munkafolyamatok elemzése a közművelődési könyvtárakban

belül két különböző célú nyilvántartási rendszer párhuzamos alkalmazását, attól függően, hogy a gyűjtemény mely darabjának kölcsönzéséről van szó. így például a helytörténeti gyűjtemény dokumentumainak adminisztrálása feltétlenül szigorúbb lesz a gyűjtemény teljességének megőrzése érdekében, ugyanakkor a forgalom legnagyobb részének regisztrálása elképzelhető az előző csoporttal kapcsolatban említett darabszám alapon, különösen akkor, ha a könyvtár rendelkezik — az ennél a kategóriánál már esetleg előforduló — prézens állománnyal. A harmadik csoportba tartozó könyvtárak sok műre kiterjedő kevés példányos gyűjtést folytatnak (országos szakkönyvtárak, általános gyűjtőkörű nagykönyvtárak) a gyűjtemény teljességének megőrzése fontos feladatuk, ezért a művekre és az egyes példányokra nézve egyaránt precíz nyilvántartás vezetését kívánják meg. A negyedik csoportbeli, többnyire kisméretű, szakkönyvtárak gyűjteményének és olvasótáborának jellege következtében a forgási sebesség teljesen érdektelen fogalom, mert a művek nagyobb hányadát egy-egy meghatározott személy részére szerzik be, és nem határidő-lejárat alapon kérik vissza azokat, hanem csak abban az esetben, ha egy újabb személy jelentkezik az adott dokumentumért. A kölcsönzési adminisztráció feladatának teljesítésére alkalmazott módszerek közös tulajdonsága, hogy az átadás-átvétel, visszaadás-visszavétel bizonyítása mellett ezeket a tényeket különböző szempontok szerint visszakér eshetoen (esetleg közvetve visszakereshetően) tartják nyilván. A visszakeresésnek három szempontja lehet szükséges: a) mi kinél van? b) kinél mi van? ; : .. ^ y c) meddig lehet ott? ,.V',' A különböző rendszereket célszerű aszerint csoportosítani, hogy a három kérdés melyikére lehet közvetlenül választ kapni általuk. A nagykönyvtárak kölcsönzési rendszerei általában három szempontúak, tehát lehetővé teszik a bármely kérdés szerinti visszakeresést. A szakkönyvtárak az utolsó szempontot mellőzni szokták — mint erre már utaltunk. A közművelődési könyvtárak igénybevételük mértéke miatt lemondtak az első két szempont szerinti visszakeresés lehetőségéről, s ma általában csak a harmadik szerint tartják nyilván a forgalmukat. A nyilvántartás módszerét motiválhatja a forgalomra vonatkozó statisztikai adatgyűjtés iránti igény is, erre azonban e dolgozatban nem térünk ki. A továbbiakban elemezzük a jelenleg használatos adminisztrációs módszereinket, a felvetett szempontok szerint. Az elemzés a műveletleírást munkafényképezési adatokkal kapcsolja össze, így áttekintést ad az egyes módszerek gazdaságosságáról is. A munkafényképezés során az egyes műveletelemek időmérését optimális feltételek biztosítása mellett hajtottuk végre. Az adatok így a munka elvégzéséhez minimálisan szükséges időt jelentik. Az olyan módosító tényezőket, mint az olvasó íráskészsége, a könyvtáros kimerültsége, a könyvkártyák állapota stb. igyekeztünk kizárni. Ennek ellenére nem azonos minden esetben az azonos műveletelemek végrehajtásánál mért idő, mert a munkát végrehajtó személyek egyéni adottságait, mint befolyásoló tényezőt, nem volt lehetséges kiszűrni. A tizedmásodpercek nem 357