Gulyás Gabriella - H. Bagó Ilona (szerk.): A kezdet a egésznek a fele - Múzeumpedagógiai füzetek 1. (Budapest, 2010)

Esszék

VÁSÁRHELYI TAMÁS

saját erőből finanszírozunk egy projektet, szükséges, hogy költség-haszon-elemzést is készítsünk. Ilyenkor számba vesszük a tervezett kiadásokat, a tervezett (lehetőleg őszintén és reálisan becsült) bevételeket, és projektünknek egy újabb képét kapjuk meg. (Ennek a rövid leírásnak a keretében nem merülünk el olyan részletekben, mint annak a követése, hogy időben hogyan következnek be kifizetéseink, milyen esetleges bevételekkel számolhatunk már addigra, mindez milyen hatással van a projektre és az intézménye egyaránt.)

Szervezet - Minden projekt esetében van, vagy meg lehet nevezni egy „megrendelőt”, aki mintegy kívülről, felülről ellenőrzi a projektet, terveit, haladását, végeredményét. Megrendelőnek tekinthetjük a pályáztatókat is, akik joggal várják el, hogy a támogatásukért cserébe a pályázatban ígérteknek megfelelően teljesítsünk. A megrendelő néha a fenntartó önkormányzat vagy múzeumi szervezet, néha egy „felügyelő bizottság”, amit mi magunk hívhatunk életre a projekt céljaira. Mennél függetlenebbek ők a múzeumtól, annál inkább várható, hogy tárgyilagos értékeléseket kapunk tőlük, hogy nem esik meg a szívük pillanatnyi belső idő- vagy anyagi zavarainktól, hanem számon kérik a terv szerinti haladást - és ez végső soron a mi érdekünk.

A projektszervezet fontos tagja a projektvezető, akinek (optimális esetben) az a feladata, hogy a projekt terv szerint haladjon. A fontosabb tevékenységi területeknek megfelelően lehetnek a projektszervezetben munkatársak (pl. a gazdálkodásra, a minőségbiztosításra, a kommunikációra, a dizájnra stb.). Feltétlenül érdemes a munkaköröket tisztázni és írásban is rögzíteni, és a hatásköröket is, ez sok későbbi szervezetlenségnek, vitának veheti elejét.

Gyakorlatban egy kiállítás rendezője gyakran egy személyben projektvezető, tudományos szakember, esztétikai kérdésekben is megkerülhetetlen (pedig ahhoz esetleg nem is ért), kommunikál a projektről, és néha a „felügyelőbizottság” szerepét is szereti betölteni. Nagyon ritka az olyan ember, akinek ez tényleg megy. Sokszor jobban jár egy intézmény, ha több dolgozó és külső együttműködő teszi össze tudása, tehetsége javát.

Információközlés - Fontos, hogy a projekten belül minden fontos információ eljusson ahhoz, akinek szüksége van rá. Ha a projektcsoport tagjai nem egy szobában dolgoznak, akkor érdemes végiggondolni és írásban is rögzíteni, hogy ki, mikor, kivel, hogyan közli a legfontosabbakat. Ez történik a projekten belül. De az is fontos, hogy a projektről kifelé, az érintettek, a közönség felé is megfelelő információkat juttassunk el, és ennek a módját, útját is érdemes írásban is tervezni.

48