Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

6. Állományvédelem és reprográfia

folyamatos kölcsönhatásban vannak, az egyik megváltoztatása az egész rendszerre hatással van).

♦ Átfogó, mindenre kiterjedő, szisztematikus vizsgálat (a rendszer minden elemét alaposan, körültekintően vizsgálja, és a nyert információk jelentőségét ellenőrzi).

♦ Realitásokon alapuló, a körülményekhez képest leghatékonyabb intézkedés (a kockázatbecslés minden esetben a vizsgálatok és a lehetőségek összevetésén alapuló cselekvési tervvel végződik, amely az adott körülmények között az állomány védelmének leghatékonyabb módját rögzíti).

6.3. Állományvédelmi koncepció és stratégia kidolgozása ■ 581

6.3.5.1. KOCKÁZATBECSLÉS

A kockázatbecslés lépései a következők:

♦ Az összefüggések meghatározása. A stratégiai tervezés szempontjából az egész levéltárra vonatkozóan célszerű végezni a vizsgálatot, azonban előfordulhat, hogy csak egy épületre, esetleg egy raktárra kiterjedően készül kockázatbecslés. Minden esetben szükséges eldönteni, hogy milyen környezeti és egyéb tényezőket vesznek figyelembe. (Csak az olyan információkkal kell foglalkozni, amelyek előfordulása legalább minimális szinten valószínűsíthető. Budapesten például a vulkánkitörést nem tekintjük kockázati tényezőnek, azonban az árvizet vagy jégesőt igen.) Tehát a konkrét munka megkezdése előtt meg kell határozni a vizsgálatok körét, a szempontokat, az érintettek körét, valamint kizárni azokat a tényezőket, amelyek előfordulásának a reális esélye csekély.

♦ A kockázati tényezők azonosítása. A környezet, az épület, a berendezések, a levéltári anyag és a kezelési gyakorlat megfigyeléséből lehet következtetni a kockázati tényezőkre. Ezek azonosításához különböző segédeszközök állnak rendelkezésre, amelyek pontos definíciókat tartalmaznak az egyes kockázati tényezők károsító hatásáról és a védekezés módjairól. A kockázati tényezők azonosításakor azt is szükséges megvizsgálni, hogy a levéltári épületre, raktárra, tárolóeszközökre, illetve a megfelelő bánásmódra vonatkozó előírásoktól mennyiben térnek el a körülmények, illetve a gyakorlat. Ennek megfelelően össze kell gyűjteni a látható és a nem látható tényeket, azok véleményezése nélkül. Nem látható tény például a raktári szellőztetési gyakorlat.

♦ A kockázati tényezők elemzése. Az összegyűjtött tényszerű adatokat összevetésük után rendszerbe helyezve értékelni, rangsorolni kell, vagy legalábbis ki kell emelni a legnagyobb veszélyt jelentő tényezőket. Az elemzéshez szükség lehet további információgyűjtésre, különböző statisztikák (meteorológiai, bűnügyi, katasztrófavédelmi stb.) tanulmányozására, valamint a hosszú ideje az intézményben dolgozó munkatársak ismereteire a levéltár épületének történetéről, átalakításokról, kisebb-nagyobb katasztrófákról, káreseményekről. Az elemzés során az információkat össze kell vetni, illetve ki kell egészíteni a társintézmények hasonló adataival és tapasztalataival, mert így pontosítható a becslés a kockázati tényezők előfordulását illetően.