Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

6. Állományvédelem és reprográfia

6.3. Állományvédelmi koncepció és stratégia kidolgozása ■ 577

meg. Ezért a stratégia elkészítésekor a fenti rendszer minden elemét vizsgálni kell, és meg kell állapítani, hogy ezek mennyiben térnek el az optimális tárolási, kezelési és kutatási körülményektől. Ennek elengedhetetlen lépései a levéltári anyag állapotának vizsgálata, a prioritások, valamint a kockázati tényezők meghatározása.

Az állományvédelmi stratégia kidolgozásához ismerni kell a levéltári anyag fizikai állapotát, a raktározás körülményeit, az iratanyag használatának jelenlegi és a jövőben várható mértékét, a kiemelt fontosságú dokumentumok körét, a levéltár általános fejlesztési terveit, valamint a következő néhány év várható költségvetési mértékét. Mindezek ismeretében szemügyre kell venni azt, hogy a kitűzött célok eléréséhez milyen intézkedések szükségesek. Például a jelenlegi raktári körülmények (klimatikus viszonyok, berendezések, tárolóeszközök) mennyire közelítenek a nemzeti és nemzetközi szabványokban meghatározott optimális értékhez? A feltárt okok és a rendelkezésre álló erőforrás ismeretében a stratégia meghatározza a feladatokat (például nyílászárók cseréje, falak szigetelése, szellőztetőberendezés beszerelése stb.), majd az intézkedési terv az adott évre megadja a konkrét feladatokat, megnevezve a határidőket és a felelősöket is. A stratégia által vázolt feladatok lehetnek egyszeri intézkedések, illetve beszerzések (például a nyílászárók cseréje), és lehetnek rendszeresen elvégzendő feladatok (például a raktárak takarítása vagy a kártevők esetleges megjelenésének ellenőrzése).

Az állományvédelmi stratégia a következő témakörökkel foglalkozik:

♦ Állományvédelmi ismeretek oktatása a levéltári dolgozóknak (az ismeretek felfrissítése, új ismeretek elsajátítása, felkészülés vészhelyzetekre, mentési gyakorlat) és szaktanácsadás más intézmények (például iratképző szervek) számára.

♦ Iratbeszállitás (az iratok megfelelő tárolásával és használatával kapcsolatos információk az iratképzőknek, a beszállításra kerülő levéltári anyag állapotának ellenőrzése, a szállítás körülményeinek meghatározása és ellenőrzése, szükség esetén az iratok átdobozolása).

♦ Raktározási körülmények (az épület és a raktár szerkezeti anyagainak, valamint azok állapotának ellenőrzése és javítása, a klimatikus körülmények figyelemmel kísérése és javítása, illetve stabilizálása, a biztonsági előírások betartása és a biztonságtechnikai eszközök rendszeres ellenőrzése).

♦ Tároló- és védőeszközök (anyaguk, szerkezetük, méretük, használatuk módja).

♦ Másolatkészítés (annak eldöntése, hogy milyen levéltári anyagról milyen esetek- ben/célra milyen típusú másolat készüljön, a másolatkészítés körülményeinek meghatározása és folyamatos ellenőrzése).

♦ Konzerválási eljárások (káros anyagok eltávolítása a dobozokból, iratok portalanítása, tömeges savtalanítás és az ehhez kapcsolódó előkészítési feladatok), esetleg restaurálás (levéltári anyag kiválasztása restaurálásra, restaurálás és annak dokumentálása, a restaurált anyag tárolási és használati módjának meghatározása).

♦ A levéltári anyaggal való bánásmód (iratok mozgatása, jelzetelő- és bélyegzőanyagok, az iratok tanulmányozásának rendje és helye, kutatási körülmények meghatározása és az előírások betartatása).