Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
530 ■ 5. Levéltártan adott esetben döntő jelentőségű az egyes személyek ügyes-bajos dolgainak intézése, jogos magánérdekeik érvényesítése szempontjából. Az ezekből történő adatszolgáltatás hagyományosan széles körű feladatot képez. Akár állampolgárok, akár jogi személyek kérelmére ezért - a levéltári anyag rendezettségétől és segédlettel való ellátottságától függő mélységben - a levéltár általános tájékoztatást nyújt a keresett tárgyra vonatkozó adatokat tartalmazó levéltári egységekről, illetve a kérelmező által közölt adatok alapján egyedi kiegészítő adatokat szolgáltat. A megkeresés teljesítésére felkutatott, a tájékoztatás alapjául szolgáló levéltári anyagról a levéltár tartalmi kivonatot vagy hiteles másolatot állíthat ki. A hiteles másolat lehet tartalmát tekintve teljes vagy kivonatos, formáját tekintve szöveghű vagy szöveg- és formahű. A teljes másolat az adott irat teljes szövegét tartalmazza. A kivonatos másolat az adott iratnak csak egyes részeiről készül. A levéltár szöveg- és formahű másolatot fénykép és fénymásolat formájában is kiállíthat. A hiteles másolat záradékkal látandó el. Az illetékekről szóló 1990. évi XCIII. törvény értelmében mind az egyszerű, mind a hitelesített másolat kiállítása illetékköteles. Bizonyos jogszabályi keretek között a levéltár kiadhat illetékmentes másolatokat is. A külföldi ügyfél megkeresésére készített másolat hitelesített záradékát a levéltár vezetője írja alá, és a kiállítási illeték behajtásáról a Külügyminisztérium külképviselete gondoskodik. Az ilyen másolatokat felülhitelesítés és diplomáciai úton történő továbbítás céljából a minisztérium illetékes szervezeti egységéhez kell megküldeni. Az ügyfélszolgálati munka végzésével kapcsolatosan megjegyzendő, hogy az általános levéltárak esetében leggyakrabban előforduló ügytípusok a munkaviszony- és tanulóidő-igazolások, a különféle peres ügyekhez, illetve hatósági igazolásokhoz szükséges adatok szolgáltatása, valamint a családfakutatásokkal kapcsolatos tájékoztatás. A munkaviszony-igazolás a legtöbb esetben a nyugdíj megállapításához szükséges, ám az ügyfél által nem birtokolt adatokra, a nyugdíjba beszámítható ún. szolgálati idő igazolására vonatkozik. Többnyire ezzel kapcsolatosak a tanulóidő-megkeresések is, amelyek a nyugdíj megállapításához szükséges tanulóviszony igazolását érintik (például: szakmunkás-bizonyítvány vagy szakmunkásoklevél). Több levéltár birtokában megtalálhatók az ún. tanulói anyakönyvi lapok, amelyek igazolják az iskolában eltöltött időt, illetve a szakmunkásvizsga idejét és eredményét, és bizonyos esetekben megtalálhatók még a szakmunkásvizsga-jegyzőkönyvek is. Az egyszeri adatszolgáltatások másik csoportja a tervdokumentumokra, tervrajzokra, építési ügyek irataira irányul. Az építési tervrajzok változóan maradtak fenn az egyes levéltárakban, és főként a vidéki általános levéltárak esetében jobbára csupán a modern korból állnak rendelkezésre nagyobb sorozatok. Igen gyakori probléma - és kutatók esetében is számtalanszor előfordul -, hogy az ügyfelek téves elképzelésekkel rendelkeznek akár a családi, akár az ingatlanokkal kapcsolatos levéltári adatok jellegét illetően. Meglepetésként éri őket, hogy adott ingatlanra vonatkozóan számos forrásból áll csupán elő az igényelt adathalmaz, hiszen külön kutatást igényel az építtetőre, a korabeli topográfiai adatokra, az építés idejére és az egyéb telekkönyvi adatokra vonatkozó adatok feltárása.
