Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
5.3. A levéltárt kutató- és tájékoztató szolgálat ■ 527 5.3.1.2. A LEVÉLTÁRI KUTATÁS ADMINISZTRATÍV FELTÉTELEI Az adminisztratív feltételek tekintetében a jogszabályi rendelkezések a korábbiaktól eltérően minimalizáló jellegűek, és a kutatókkal kapcsolatos adatokat illetően csupán a legszükségesebbekre korlátozódnak. Ennek megfelelően a kutatási igény bejelentését követően pusztán csak a személyi azonosító adatok kerülnek rögzítésre, azaz a kutató neve, anyja neve, születési helye és ideje, lakcíme, a személyazonosságát igazoló okmány száma. A kutatás teljes körű szabadságának elvéből fakadóan sem életkori, sem állampolgársági, sem iskolázottsági feltételek nincsenek, és a könyvtárhasználattól eltérően a törvény a levéltári kutatás ingyenességét is rögzíti. A látogatói jegy elnyeréséhez a jogszabály ugyan előírja a kutatni kívánt téma megjelölését - hiszen ez elengedhetetlen a kutató szakmai tájékoztatása szempontjából -, ám ennek nyilvántartását nem mondja ki. Hiszen az, hogy ki mit kutat, elvileg személyes ügy, és ezért a törvény csupán a kutatásra átadott levéltári anyag nyilvántartásának kötelezettségét említi. Új kutatási téma esetén mindazonáltal - elvileg - új látogatói jegyet kell igényelnie a kutatónak. Némely levéltár igyekszik biztosítani a csoportos kutatás lehetőségét is - amely főként képzési célokat szolgál -, ám ilyen esetekben is a csoport minden tagjának külön látogatójegyet kell váltania. A levéltári anyag kutatótermi használatának általános szabályait a jogszabály a következőkben határozza meg. A látogatói jeggyel rendelkező kutató az általa kutatni kívánt levéltári anyagot a kutatótermi felügyelőtől kérőlap, kísérőlap és őrjegy szabályszerű kitöltésével és benyújtásával igényli. A kérőlap és kísérőlap a kutató nevét, az általa kutatásra igényelt levéltári anyag pontos jelzetét, valamint a kérőlap beadásának keltét tartalmazza. A kérőlapokat naptári évenként 1-gyel kezdődő számsorrendben, külön e célra rendszeresített iktatókönyvben kell nyilvántartani. A kérőlap iktatószámát a kísérőlapra is rá kell vezetni. Az iktatókönyvben fel kell tüntetni a kérőlap iktatószámát, keltét, a levéltári anyag visszahelyezésének keltét. A kérőlapokat a kutatás befejezésétől számított 15 évig iktatószámúk sorrendjében nem nyilvános iratként kell megőrizni. A kísérőlapra a levéltári anyag kezelésével kapcsolatos feljegyzéseket: a levéltári anyag kiadásának és visszahelyezésének dátumát, a levéltári anyag mennyiségére, fizikai állapotára vonatkozó megjegyzéseket kell feltüntetni. A kísérőlapon fel kell jegyezni azt is, hogy a levéltári anyag mely jelzeten volt megtalálható, illetve, ha az a megadott jelzeten nem volt megtalálható. A kísérőlapot a kutatás tartama alatt a levéltári anyag mellett kell őrizni. A levéltári anyag visszaadásakor a visszavételt a kutatótermi felügyelő a kísérőlapon igazolja, és azt a kutatónak átadja. Az őrjegyen a kutatásra kért raktári vagy levéltári egység pontos jelzetét és a kérőlap iktatószámát kell feltüntetni. Minden egyes raktári vagy levéltári egységről külön őrjegyet kell kiállítani, és azt a kutatásra kiemelt levéltári anyag raktári helyén kell őrizni. A levéltári anyag visszahelyezésekor az őrjegyet az anyag kezelője a levéltár kutatótermi szabályzatában meghatározott módon megsemmisíti. A levéltár az egyszerre benyújtható kérőlapok számát 4-ben, az egy kérőlapra ki
