Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
5.2. Az iratanyag feldolgozása ■ 519 Az irattani meghatározásnál az irat típusát adjuk meg (például: jegyzőkönyv, levél, beadvány, leirat, összeírás stb.), továbbá hogy eredeti vagy másolat. Eredeti esetén jelezni kell, hogy tisztázat-e vagy fogalmazvány, ha másolat, akkor egyszerű-e vagy hitelesített. Megadható, hogy a másolat vagy a hitelesítés mikor készült. Az iratfajta meghatározásának szempontjait munkautasításban kell rögzíteni, mert más-más szempontok szerint kell megadni a középkori oklevelek, valamint az újkori iratok különböző iratképzőinél keletkezett iratoknak az adott lajstromban szerepeltethető fajtáit. A kormeghatározásnál az irat keltének napját kell megadni. Ha az irat keltezetlen, a megállapítható évkort (például 1660-1666 között) vagy az évszázadot adjuk meg. Figyelemmel kell lenni arra, hogy másolat esetén a másolás ideje jelenti az irat keltét. Középkori okleveleknél előforduló átiratnál (átiratoknál) az átíró oklevelet külön lajstromozzuk, és külön az átírt oklevelet (okleveleket), ez utóbbinál a kor az átírt oklevél keltét fogja tartalmazni. A tárgy egy szintetikus meghatározás. Ez a lajstromkészítés legkritikusabb pontja. Annak pontos meghatározása, hogy mi kerüljön a tárgyba, a munkautasítás feladata, az adott levéltári anyagtól függ. Sok esetben az irattani meghatározás a tárgymeghatározásba kerül, vagy legalábbis ott megismétlődik. Például: jegyzőkönyv, tanúvallatási jegyzőkönyv; vagy levél, X. Y. levele N. N.-hez. A terjedelmet fólióban, paginában, esetleg darabban adjuk meg az anyag jellegétől függően. A lajstrom készítésénél elsődleges szempont az, hogy kutatói segédletnek készül, ezért szabatos tárgymeghatározásra van szükség, de nem tartalmi kivonatra. A feudális kori hivatali iratkezelésben általában az irat hátlapján szerepel tárgymeghatározás; egyes iratképzők készítettek ún. lajstromkönyvet, amelybe a tárgymeghatározásokat az irat érkezésének sorrendjében beírták. Az egyházi - káptalani, konventi - iratkezelésben is alkalmazták ezt a módszert. Az iktatási rendszerek kialakulásakor minden esetben feljegyezték a tárgymeghatározást. Napjainkban elveszett irattári segédkönyvek pótlására készítünk esetenként lajstromot. A nagyobb családi levéltárak korabeli rendezése során is lajstromozták az iratokat, esetenként az iratra rávezetve a tárgyat, illetve a lajstromkönyvbe az iratok visszakereshetőségéhez szükséges adatokat. Megjegyzendő, hogy napjainkban a levéltárakban többféle lajstrom készül. Az említett elveszett mutatókönyvek pótlásán kívül például a középkori gyűjteményekhez, térképekhez, nyomtatványokhoz, mint például az 1848/1849-es nyomtatványokhoz, plakátokhoz stb. Minden lajstromkészítésnél szükséges a munkautasítás, mert egy-egy anyag speciális jellege egyedi adatok felvételét igényli, és ezt a lajstromkészítőknek egységesen kell végezniük. A középkori anyagnál ilyen kiegészítő adat a pecsétre, az eredetiségre, az irat anyagára stb. vonatkozó adat, térkép esetén a méretarányra, a szerzőre vagy a térkép méretére vonatkozó adat. Lap formátumú lajstrom készítése abban az esetben szükséges és indokolt, ha legalább két példányban készül. Az egyik példány az iratok rendjében marad, a másik - az anyag jellegétől függően - mutató célját szolgálja. Térképek esetén általában több sorozatot készítettek, így helynévmutató, szerzői, időrendi mutató is ki
