Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
5.2. Az iratanyag feldolgozása ■ 505 A törzskönyvi nyilvántartás és a fonddosszié adott fondra vonatkozó adatainak egyezniük kell. A levéltár minden középszinten rendezett iratanyaga esetében köteles nyilvántartani a kialakított raktári egységeket. E célra szolgáló nyilvántartás a raktári jegyzék, amely az egyes raktári egységeket a fond, illetve az állag szerkezetének megfelelő, a fondképző szervezetét, funkcióját is tükröző tagolásban és e tagolásnak megfelelően kialakított levéltári egységek (állagok, sorozatok, tételek stb.) sorrendjében, fondonként - állagokra tagolódó fond esetén állagonként - újrakezdődő sorszámmal sorolja fel az alábbi adattartalommal: ♦ általános adatok: a levéltár neve; a fondfőcsoport (szekció) száma (betűjele), neve; a fond, illetve állag száma (betűjele), neve (címe), évköre, mennyisége iratfolyóméterben és a legkisebb raktári egységek számában megadva; ♦ speciális adatok: a raktári egység sorszáma, megnevezése (doboz, csomó, köteg, téka stb.); az adott raktári egységbe foglalt valamennyi levéltári egység címe, éve/ évköre, levéltári jelzete. Az olyan levéltári anyagról, amelynek raktári egységei már elkülönülnek, de a rendezettség még nem teszi lehetővé a fenti adatok teljes körű közlését, ideiglenes raktári jegyzéket kell készíteni. E jegyzékekben a megállapítható adatokat kell szerepeltetni. Ideiglenes raktári jegyzékek gyanánt használhatóak a kritériumoknak megfelelő átadási-átvételi jegyzékek is. A raktári jegyzék bővített változata az áttekintő raktári jegyzék. Ez a raktári jegyzék adatain kívül tartalmazza még a következőket: ♦ a fond történetével foglalkozó bevezetőt, amely tárgyalja a fond keletkezését, szerkezetét, rendszerét, a fondképző feladat- és hatáskörét, ♦ az iratanyag levéltárba kerülésének jogcímét, ♦ az iratanyag rendezettségére és selejtezettségére vonatkozó információkat, ♦ az iratanyag kutatási lehetőségeit, segédletekkel való ellátottságát. A raktári jegyzékek és különösen az áttekintő raktári jegyzékek azok a nyilvántartások, amelyek a nyilvántartási funkción kívül alkalmasak a levéltárhasználók, a kutatók tájékoztatására is. Példaként részletet közlünk a Magyar Országos Levéltár egyik áttekintő raktári jegyzékéből: MAGYAR-BELGA ÁSVÁNYOLAJ RT. (Z 538,1201-1203) 1923-1949 Terjedelme: 11 raktári egység, 1,50 ifm Alakult 1923. október 31-én. A Compagnie Financiére Beige des Pétroles S. A., Brüsszel cég magyarországi képviseleteként működött. A belgiumi vállalat a Banque Générale des Belgique brüsszeli bank érdekkörébe tartozott, amely szoros kapcsolatban állt a Pesti Magyar Kereske
