Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

5. Levéltártan

502 ■ 5. Levéltártan

A törvény végrehajtásáról évekkel később megjelent NKÖM-rendelet a belső nyilvántartások és a levéltárak nyilvántartása vonatkozásában konkretizálta az előírásokat, valamint rendelkezett új, korszerűsített szervnyilvántartás felállításáról. Általánosságban megállapítható, hogy az új szabályozás egyrészt a legtöbb esetben az 1971. évi LÜSZ által rendszeresített nyilvántartásokat tartja meg, másrészt a közlevéltárak mellett - a szervnyilvántartás kivételével - a nyilvános magánlevéltárak számára is kötelezővé teszi a nyilvántartások vezetését. Lényeges különbség azonban a korábbihoz képest, hogy a közlevéltárakban a nyilvántartások vezetése 2007-2008- tól csak számítógépen, egységes program alkalmazásával történhet. (A 7.5. alfeje- zetben lesz szó a nyilvántartások informatikai vonatkozásairól. Az alábbiakban nem foglalkozunk a szervnyilvántartással, mert ezt a fentebbi 5.1.1. pont már tárgyalta. Itteni megemlítése azonban szükséges, hiszen levéltári nyilvántartásról van szó, annak ellenére, hogy a hatályos jogszabály nem a levéltári nyilvántartások között, hanem - ellentétben a LÜSZ-szel - „Az iratkezelés közlevéltári felügyelete” részben rendelkezett róla. Hangsúlyozzuk, hogy a szervnyilvántartás és a szervdosz- szié több ponton szervesen kapcsolódik egyes ún. belső nyilvántartásokhoz.)

A hivatkozott rendelet 3. §-a állapítja meg a közlevéltárak és a nyilvános magán- levéltárak Magyar Országos Levéltárban vezetett nyilvántartására vonatkozó előírásokat. Ebben az esetben nem a levéltári anyag, hanem a levéltári intézmények központi nyilvántartásáról van szó, amely a következő adatokat tartalmazza levéltár-típusonkénti (általános levéltárak, állami szaklevéltárak, települési önkormányzati levéltárak, köztestületek, közalapítványok, egyéb közfeladatot ellátó szervek levéltárai, nyilvános magánlevéltárak) bontásban:

♦ a levéltár - több telephelyen működő levéltár esetében a kutatóteremmel rendelkező telephelyeket is ideértve - nevét, címét és az elérhetőségére (postacím, telefon, fax, e-mail, honlap) vonatkozó adatokat,

♦ a levéltár kutatóteremmel nem rendelkező telephelyeinek címét és funkcióját (például levéltári raktár),

♦ a közlevéltár létrehozásáról rendelkező jogszabály vagy az alapító okirat, illetve a nyilvános magánlevéltárként történt bejegyzés alapjául szolgáló jogszabály vagy a vonatkozó miniszteri határozat számát,

♦ a levéltár vezetőjének nevét,

♦ a kutatóterem nyitvatartási idejét,

♦ nyilvános magánlevéltár esetében a levéltári anyag használatának, kutatásának szabályait.

A nyilvántartás naprakészségének biztosítása érdekében előírták, hogy az adatokban bekövetkezett változásról a levéltár, illetve fenntartója nyolc napon belül köteles értesíteni a Magyar Országos Levéltárat. Ellentétben a levéltári anyag alább ismertetendő nyilvántartásaival, a levéltárak nyilvántartása kifejezetten a nyilvánosság számára szolgál. Az 1995. évi levéltári törvény rendelkezése (30. § [2] bek.) értelmében a nyilvános magánlevéltárak levéltári anyaguk jegyzékét nyilvántartás céljából átadják a Magyar Országos Levéltárnak. Ezek a jegyzékek is a levéltárak nyilvántartásának részét képezik.