Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

5. Levéltártan

494 ■ 5. Levéltártan

1. A levéltár az őrizetében lévő levéltári anyag egyes fondjaiból azokat az iratokat, amelyek a levéltári törvény értelmében (3. § j) nem minősülnek maradandó értékűnek, selejtezés útján távolítja el.

2. Selejtezést csak előzetesen kidolgozott selejtezési terv alapján szabad végezni (a 4. pont alatti kivételtől eltekintve). A selejtezési tervnek tartalmaznia kell:

♦ a fondképzőnek a levéltári anyagban visszatükröződő ügyköreit,

♦ az ügykörökön belül kialakult egyes sajátos anyagtípusokat,

♦ és utalnia kell ezek selejtezhetőségére.

♦ A selejtezési tervet a levéltár a szakfelügyelet útján terjeszti fel jóváhagyásra a minisztérium illetékes szervezeti egységéhez.

3. Ha a fondhoz korabeli selejtezési ügykörjegyzék vagy irattári terv kapcsolódik, a selejtezési tervet e dokumentumok alapján célszerű elkészíteni.

4. Az olyan fond esetében, amelynek selejtezésére vonatkozóan jogszabállyal kiadott és a selejtezés időpontjában is hatályban lévő irattári terv vagy ajánlásként közreadott selejtezési ügykörjegyzék áll rendelkezésre, selejtezési terv készítésére nincs szükség.

5. A selejtezési eljárás befejezésével selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell:

♦ a selejtezés alá vont fond vagy állag címét és eredeti mennyiségét,

♦ a selejtezés alapjául szolgáló jogszabály, selejtezési ügykörjegyzék vagy terv megnevezését,

♦ a selejtezett tárgyi vagy formai csoportok címeit,

♦ a selejtezett anyag mennyiségét, a selejtezés időpontját,

♦ a selejtezést végző és a selejtezésért felelős levéltáros nevét. (Mindezek részletesebb kifejtését lásd alább.)

6. A levéltár a selejtezésről készített jegyzőkönyvet a szakfelügyelet útján jóváhagyás céljából a minisztérium illetékes szervezeti egységéhez terjeszti fel.

A selejtezést végrehajtani csak a minisztérium illetékes szervezeti egységének a selejtezési jegyzőkönyvön feltüntetett jóváhagyó záradékot tartalmazó engedélye birtokában lehetséges. A selejtezést a gyakorlatban úgy kell végrehajtani, hogy a kiselejtezendő iratok megsemmisítéséről a levéltár meggyőződhessen, azaz a kiselejtezett iratokat például eladni, újraértékesíteni nem lehetséges.

■ Selejtezési szintek és módszerek

A selejtezéseket az iratanyag rendszeréhez igazodva az alábbi szinteken lehet elvégezni:

♦ Fondszintű: amikor a selejtezési eljárás az egész fond anyagára kiterjed.

♦ Allagszintű: állagos fondok esetében csak meghatározott állagokra vagy állagra terjed ki a selejtezés.

♦ Tételszintű: amikor a selejtezés csak meghatározott tételre vagy tételekre terjed ki.

♦ Ügyiratszintű: lényegében darabszintű, amikor az adott ügyiraton belül végezzük el a selejtezést.