Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
492 ■ 5. Levéltártan rendelet, körlevél, utasítás csak fogalmazvány formájában maradt ránk, míg az azt megkapó szervnél fennmaradt példány eredeti kiadmány vagy olyan sokszorosított példány, amelyből csak ez az egy ismert, akkor a tükröződés nem áll fenn. Irattani megfontolások alapján a teljes tükröződés valószínűleg kizárt, valószínűbb az, hogy egyes tételeken vagy ügyiratokon belül fordul elő tükröződés. Ebben az esetben a selejtezési eljárás kidolgozásánál fel kell mérni, hogy arányban áll-e a selejtezés során tétel- vagy ügyiratszinten lefolytatandó irattani vizsgálat a selejtezés várható hasznával (ti. raktári hely növekedése). ♦ Duplumok, másodlatok, ballasztanyag stb. kérdése. Igen gyakori, hogy az adott iratanyag nagy tömegben tartalmaz duplumokat, másodlatokat. Ezek minden további nélkül selejtezési eljárás keretében kiselejtezhetőek, hiszen semmilyen pluszinformációt nem tartalmaznak, így levéltári őrzésük indokolatlan. Akárcsak a tükröződésnél, tekintettel kell lenni irattani körülményekre is: így csak a valóban duplumokat lehet kiselejtezni. Az olyan példányokat, amelyeken a legkisebb eltérés (például aláírás megléte - nem megléte, kiadmányozott példány, kézzel írt - géppel írt megegyező tartalmú példány) is előfordul, már nem lehet duplumnak nyilvánítani. A levéltári szakirodalomban nem elterjedt, de ismert a ballasztanyag kifejezés. Ez alatt azt értjük, hogy az iratanyagokban (jellemzően egy-egy ügyiraton belül) számos olyan irat található, amelyek egyáltalán nem tartalmaznak információt, vagy az információk az adott ügy tekintetében nem érdemiek. Az előbbi kategóriába tartoznak például az üres lapok, műanyag átlátszó irattartók, irományfedelek, dossziék (amennyiben nincs rajtuk érdemi feljegyzés, csak ott szereplő nyilvántartási szám vagy egyéb azonosító). Ezek megítélése nem kérdéses. A második kategória kérdése azonban nehezebb: az adott ügy szempontjából nem érdemi, nem maradandó értékű ügyiratdarabok kérdése. Az adott iratanyag jellegéből kiindulva kell ezek körét megállapítani, azaz például a nagyszámú tértivevény, iratkísérő jegyzékek, iratkikérések, nem érdemi döntéseket tartalmazó határozatok mennyiben képviselnek maradandó értéket. Érdemes viszont ezzel a kérdéskörrel foglalkozni, hiszen például bírósági iratátvételi tapasztalatok azt bizonyítják, hogy a ballaszttalanítás során 20-30%-nyi terjedelemcsökkentés érhető el. ♦ Az iratanyag maradandó/történeti értéke. Ez a legnehezebb kérdéskör, ugyanis a történeti érték meghatározásakor a levéltáros óhatatlanul a szubjektív ítéletére hagyatkozik. Az elhibázott selejtezési, illetve levéltári átvételi döntéseket sok esetben az okozza, hogy a levéltáros a jövendő generációk kutatói érdeklődését próbálja „megjósolni”, és így minősít ügyeket, forrásokat „jelentősnek” vagy „nem jelentősnek”. A problémát az jelenti, hogy ebben az esetben a levéltáros megfeledkezik arról, hogy a „jelentős” források is csak az iratképző működésének teljes kontextusába helyezve tárják fel igazi értelmüket. A jövőbeni kutatási irányok „előrejelzése” helyett olyan összetételű iratanyag fennmaradását kell célul kitűzni, amely kielégítően dokumentálja az iratképző működését, azaz lehetővé teszi feladatainak, működési mechanizmusának, a társadalommal való kölcsönhatásának megismerését.
