Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
5.1. A levéltárak gyűjtőterületi munkája ■ 461 A selejtezésről készült jegyzőkönyvet az illetékes levéltárnak kell jóváhagynia. A levéltár a jóváhagyást elvégezheti csupán a jegyzőkönyv alapján, de jogában áll a helyszínen szúrópróbaszerű vizsgálat során meggyőződni arról, hogy maradandó értékű anyag nem került-e selejtezésre. Ha igen, akkor akár egyes iratokat, akár iratcsomókat (dobozokat) kiemelhet, és azokat maradandó értékűnek minősíthet. A levéltáros azt is ellenőrzi, hogy kizárólag a jegyzőkönyvben feltüntetett iratok selejtezésére kerül-e sor. Az ellenőrzés során másrészt azt is megvizsgálja, hogy az irattári tételek őrzési ideje valóban lejárt-e. Selejtezni csak nyílt iratokat lehet, így megvizsgálja, hogy a selejtezni kívánt iratanyag nem tartalmaz-e minősített iratot. A selejtezés ellenőrzését követően a jegyzőkönyvekre a következő jóváhagyó záradékot kell rávezetni: „A jegyzőkönyv szerint kiselejtezésre javasolt iratok nem minősülnek maradandó értékűnek, levéltári szempontból megsemmisíthetők.” Ha egyes tételek kiselejtezését a levéltáros nem hagyja jóvá, azokat *-gal jelöli meg. A selejtezési záradékot a levéltár igazgatója vagy az általa megbízott levéltáros írja alá, ellátja a levéltár pecsétjével, s az így záradékolt jegyzőkönyv egy példányát megküldi az iratképző szervnek. A selejtezési jegyzőkönyv másik hiteles példányát a levéltár az adott szerv szervdossziéjában őrzi. A közfeladatot ellátó szerveknek a selejtezési jegyzőkönyveiket határozatlan ideig kell őrizniük, és nem selejtezhető tételbe kell besorolniuk. Csak a selejtezés levéltári jóváhagyása után kerülhet sor a kiselejtezésre ítélt iratok fizikai megsemmisítésére. A csődeljárásról, a felszámolási eljárásról és a végelszámolásról szóló 1991. évi XLIX. törvény alapján a levéltár az illetékességi körébe tartozó gazdálkodó szervezet irattári anyagának selejtezését is ellenőrzi. A selejtezési eljárást a felszámolónak, illetve a végelszámolónak kell lefolytatnia, a levéltár pedig a közfeladatot ellátó szerveknél bemutatott szabályok szerint záradékolja a selejtezési jegyzőkönyvet. A selejtezés levéltári ellenőrzése a gyűjtőterületi munka talán legfontosabb területe. A selejtezés levéltári ellenőrzésének legfőbb célja, hogy a szervnél keletkezett iratanyag közül a maradandó értékű iratokat kiemelje. A levéltár az irattári tervek jóváhagyásakor előzetesen véleményt mond a maradandó értékűnek ítélt tételekről, azonban az iratkezelés ellenőrzése során az iratértékelés következtében a maradandó érték megítélésének szempontjai megváltozhatnak. (Ekkor azonban módosítani kell az irattári tervet!) A maradandó értékű és a selejtezésre ítélt iratok elválasztása komoly feladatot ró az irattárosokra is. A legtöbb levéltár napjainkra kialakította azt a gyakorlatot, hogy bizonyos irattípusokból mintavétellel vesz át iratokat. Ez a megoldás teszi lehetővé, hogy a szerveknél keletkező egyedi iratok bizonyos százaléka a történeti-szociológiai kutatások számára rendelkezésre álljon. Korábban ugyanis komoly szakmai vita folyt arról, hogy a bizonyos információk összegzését tartalmazó tárgykörök iratait minősítse-e a levéltár maradandó értékűnek, vagy a tárolási kapacitásait is figyelembe véve tegyen kísérletet az egyedi ügyek levéltári átvételére is. A mintavétel szempontjait a levéltár előzetesen részletesen összeállítja, és ennek alapján az irattárosoknak az egyébként selejtezhető- nek ítélt tételekből kell kiemelniük a levéltárnak átadandó iratokat.
