Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
5.1. A levéltárak gyűjtőterületi munkája ■ 455 kell. A nemzeti levéltár az egységes szabályzatokkal kapcsolatos egyetértési jogát az önkormányzati levéltárak előzetes véleményének kikérésével gyakorolja. Az új szabályozás feloldotta az egységes iratkezelési szabályzatokkal kapcsolatos korábbi ellentmondást. Ahogy az illetékesség fogalmánál már ismertetettük, a magyar gyakorlat szerint önkormányzati fenntartású levéltárak veszik át az állami iratok egy részét. Ez a megoldás szükségszerűen maga után vonta azt a jogi szabályozást, amely szerint az állami iratok maradandó értékének megítélésében korlátok közé kell szorítani a megyei (fővárosi) levéltárak önállóságát. Vagyis az egységes iratkezelési szabályzatokban és irattári tervekben foglaltakat csak ellenőrizhetik a közlevéltárak, azokat azonban nem bírálhatják felül. Az önkormányzati levéltárak azonban egyre tarthatatlanabbnak találták, hogy a kötelezően átveendő iratok maradandó értékének megítélésében nem vehetnek részt. A levéltár, amikor az iratkezelési szabályzattal kapcsolatban egyetértési jogot gyakorol, elsősorban azt vizsgálja, hogy az iratkezelés folyamatában milyen garanciák vannak a maradandó értékű iratok fennmaradására. Az irattári terv kialakításakor azt kíséri figyelemmel, hogy a szerv hatáskörére és szervezeti felépítésére vonatkozó jogszabályok alapján megfelelően alakították-e ki az irattári tételeket. Irattári tételeket tárgyi alapon vagy iratfajta alapján lehet kialakítani. Az irattári terv felépülhet a szerv ügykörei közötti tartalmi kapcsolat alapján, de követheti a szervezeti felépítést is. A szervezeti egységekre épülő terv előnye a könnyen kezelhetőség. Minden osztály számára egyértelmű, hogy mely tételszámokat kell alkalmaznia. Igen nagy hátránya azonban, hogy az óhatatlanul több egységen ismétlődő ügykörök más és más tételszám alá kerülnek, esetleg más és más őrzési idővel. Ez a tételszámkeretet felduzzasztja, és jelentős gondot okozhatnak az állandó szervezeti változások is. Az ügykörökre épülő irattári terv sok szempontból használhatóbb. Hátránya ugyan, hogy a szervezeti egységeknek a témának megfelelően a terv különböző részeit kell használniuk, tehát kezelése nagyobb körültekintést igényel, előnye viszont, hogy ugyanaz az ügykör, függetlenül attól, hogy melyik részlegen keletkezett, ugyanazt a tételszámot kapja. Azonban ennél a megoldásnál is figyelni kell arra, hogy az irattári tervben üres tételszámok is maradjanak, mivel a jogszabályi változások miatt az adott szerv hatásköre az adott ügykörcsoportban jelentősen ki is bővülhet. A véleményezés során a levéltárnak külön figyelmet kell fordítania arra, hogy az iratok nyilvántartása tartalmazza-e az azonosításukhoz feltétlenül szükséges adatokat. Az iktatókönyv kötelező tartalmi elemeit a 335/2005. (XII. 29.) kormány- rendelet taxatíve sorolja fel. Ellenőrizni kell, hogy az iktatókönyv mellett vezetett segédletek (név-, tárgy-, helynévmutató) révén az irat útja követhető-e az ügyintézésben és az irattárban. A levéltárnak meg kell vizsgálnia, hogy az iratokat mind az ügyintézés, mind az irattározás során a szerv ügyköréhez igazodó irattári terv alapján rendszerezik-e. Meg kell határoznia, hogy az adott tétel selejtezhető-e vagy sem. Az iratkezeléssel kapcsolatos jogszabályváltozások a KEIR program keretében (lásd a 4.6.1. pontot) lehetővé tették, hogy a selejtezhető tételek megőrzési idejével kapcsolatban egységes gyakorlat alakulhasson ki. A selejtezhető tételek ügyviteli
