Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

4.8. Az iratkezelés folyamata, az irattári munka • 413

gédlet készítéséhez. Segítségével az irattáros számon tudja tartani a teljes iratanyagot, választ tud adni arra a kérdésre, hogy a keresett irat az irattár őrizetében van-e. A törzskönyvnek különösen a decentralizált (osztott) iratkezelésű szervnél van jelentősége, amikor a szervezeti egységek irataikat 2-5 éves őrzési idő után adják át a központi irattárnak. Az irattári törzskönyv minimális rovatai: sorszám (törzsszám); az iratátvétel időpontja; az iratok megnevezése; évköre; az átvett iratok mennyisége (doboz, csomó stb.).

4.8.6.2. KÖZÉPSZINTŰ RENDEZÉS

Az iratok mélyebb tartalmi feltárását segíti a középszintű rendezés, ami az egyes sorozatok elkülönítésével kezdődik. Tételszámos iratkezelésnél az elkülönítés az irattári tételek kialakításához kapcsolódik, hiszen a különféle iratsorozatok irattári tételekbe tartoznak. Az 1969 előtt keletkezett iratokban - az irattári tételszám használatának általánossá válása előtti időben - iktatási módok szerint, időrendi vagy tárgyi alapon alakíthatók ki a sorozatok.

Ha az eredeti irattári rendet állítjuk helyre, figyelembe kell venni, hogy az iratokat a keletkezésük idején milyen módon kezelték. így más eljárást kell követni az irattárakban még esetlegesen előforduló csoportszámos, sorszámos, és mást a tételszámos iratok esetében. Amennyiben nincsenek tételszámok, akkor az iktatott iratokat kell az állagok elejére helyezni, ezt kövessék a segédletek, majd a nem iktatott iratok. Sorszámos iktatásnál az iratok rendjét évek és iktatószámok szerint kell kialakítani.

Együttes iktatási és mutatózási rendszerben a rendező elv az iratok keletkezésének éve, a betűjel és az iktatószám, amely minden betűnél 1-gyel kezdődik. Tételszámos iratoknál az évek, tételszámok és iktatószámok jelentik a sorrendet. Egy iktatószám csak egy irattári tételhez tartozhat.

A tanácsi/önkormányzati iratkezelésnél 2000-ig az 1974-ben bevezetett egységes irattári tervből kell kiindulni. A rendező elvek a következők: ágazati betűjelek, évek, ügykörszámok, iktatószámok.

Nyilvántartásos dossziérendszerben kezelt, zömmel vállalati iratok esetében az iratokat évek, tételszámok (azaz dossziészámok) és alszámok szerint célszerű rendezni. Alapszámos iktatásnál az alapszámok, főlajstromszámos iktatásnál a főlajst- romszámok jelentik a rendezési elvet.

Ha iktatott iratok esetében a segédletek elvesztek, vagy iktatásra egyáltalán nem került sor, középszintű rendezésnél tárgyi tételeket kell kialakítani évenként vagy néhány évenként. Ügyelni kell arra, hogy az egyes tételekbe ne sorozatok, hanem kisebb egységek kerüljenek. A tételek kialakítása történhet tárgyi, területi, időrendi, személyi stb. alapon.

A középszinten rendezett iratok segédlete a raktári jegyzék. Általánosságban elmondható, hogy e jegyzéket állagonként, állag nélküli fondoknál fondonként kell elkészíteni. A raktári jegyzék általános adatai: a szerv (fond) neve, a szervezeti egy