Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

4.8. Az iratkezelés folyamata, az irattári munka ■ 407

♦ az előirat, utóirat száma

♦ mellékletek

♦ határidő

♦ a postázás napja

♦ irattári tétel szám

♦ irattárba helyezés

Az előadói ív első oldalát az iratkezelő és az ügyintéző együttesen tölti ki. A kezelő írja fel az irat számát, a határidőt, a tárgyat, az előiratok számát, az ügyintéző tölti ki a többi rovatot.

Az elintézés történhet:

♦ az eredeti irat továbbításával más szervhez vagy szervezeti egységhez további intézkedés céljából,

♦ tisztázásra kerülő elintézéstervezet útján,

♦ intézkedés nélkül, irattárba helyezéssel.

Az elintézéstervezet készíthető:

♦ az előadói ív belső oldalain,

♦ az iraton (hátiratilag),

♦ a tisztázaton (az egyidejűleg készülő eredeti első és másodlati példányon),

♦ sokszorosított (előnyomott) nyomtatványon,

♦ számítógéppel (a készülő példányokból a nem véglegesek fogalmazványnak tekintendők) .

Az elintézéstervezet elkészítésével egyidejűleg az ügyintéző meghatározza a leíró és a postázó számára:

♦ a levél aláíróját (kiadmányozóját),

♦ a példányszámot,

♦ a címzett (ek)et,

♦ a mellékletek számát,

♦ a határidős nyilvántartásba helyezést és a határidő napját,

♦ az ügyirat, illetve a kiadmány elküldését vagy irattárba helyezés előtti láttamo- zását,

♦ a kiadmány továbbításának módját (kézbesítve, postázva: expressz, ajánlott, tértivevénnyel),

♦ az esetleges pénzügyi intézkedést (például számla, postai átutalás elkészítése, kötelezettségvállalás stb.).

Az ügy intézése során a vezető vagy az ügyintéző határidőt jelölhet ki közbenső intézkedés lebonyolítására. A határidő figyelemmel kísérése az ügyiratkezelést ellátó személy vagy szervezeti egység feladata. A határidős nyilvántartást az alkalmazott irodatechnikától függően eltérő módon szervezhetik meg, papíralapú ügyintézésnél a legáltalánosabb a határidős dosszié, irattartó használata. Elektronikus iratkezelés esetén a határidő lejártakor mind a szignáló vezető, mind az ügyintéző automatikus figyelmeztetést kap, és ez a figyelmezetés az irat státusánál is megjelenik.