Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
4.8. Az iratkezelés folyamata, az irattári munka ■ 403 tájékoztatni kell a küldőt is. Az elektronikusan érkezett iratot iktatás előtt meg- nyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell. Amennyiben az irat a rendelkezésre álló eszközökkel nem vagy csak részlegesen nyitható meg, úgy a küldőt az érkezéstől számított három napon belül értesíteni kell a küldemény értel- mezhetetlenségéről és a közfeladatot ellátó szerv által használt elektronikus rendszerben történő fogadás szabályairól. Ha a felbontás során kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket - elismervény ellenében - a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni. Az irat benyújtási időpontját - az esetleges jogvesztő határidők, határnapok bizonyíthatósága érdekében - dokumentálni kell, ezért minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell. A küldeménynek a fogadó félhez történő beérkezése időpontjában nyilvántartásban kell rögzíteni minimálisan a küldemény sorszámát, küldőjét, az érkeztetés dátumát, illetve könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítóját. Az érkeztetés dátumát és az érkeztetőazonosítót a küldemény elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni. A nem érkeztetendő (iktatandó) iratok körét az iratkezelési szabályzat határozza meg. Elektronikus irat érkeztetésekor az elektronikus iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni, majd az ellenőrzés tényét az iktatásban rögzíteni kell. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeknek tekinteni, és az iktatást ennek megfelelően módosítani kell. Elektronikus iratot elektronikus adathordozón (hajlékony lemez, CD-ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, fájlnevét, fájltípusát, az adathordozó paramétereit és azt, hogy rendelkezik-e elektronikus aláírással. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. 4.8.2.2. IKTATÁS Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. Az iktatókönyvnek kötelezően az alábbi adatokat kell tartalmaznia: ♦ iktatószám ♦ az iktatás időpontja ♦ a küldemény érkezésének időpontja, módja, érkeztetőszáma ♦ a küldemény elküldésének időpontja, módja ♦ a küldemény adathordozójának típusa (papíralapú, elektronikus), adathordozója ♦ a küldő megnevezése, azonosító adatai
