Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
394 ■ 4. Irattan és iratkezelés rületen keletkező és több helyen is végleges megőrzésre, majd levéltári átadásra kerülő iratokból mit és hol kell valóban megőrizni. Az Ltvr. életbelépése szervezettebb formába terelte a vállalati iratkezelést, erősítette az iratkezelési fegyelmet, és szorosabbá tette az irattárak és a levéltárak közti kapcsolatot. így például a Diósgyőri Gépgyárban, a hazai ipar egyik fellegvárában csak az 1960-as évek közepétől vált rendszeressé a levéltár részvétele a selejtezési eljárásoknál. A beérkezett és kimenő iratokat a központi iktatóban iktatták, majd az iratok az illetékes osztályon történő elintézés után azonnal a központi irattárba kerültek. Ugyanakkor az osztályokon semmilyen nyilvántartást nem vezettek az oda érkező, illetve az onnan kimenő iratokról, sőt a vállalati - jelentős mennyiségű - belső levelezések, feljegyzések nyilvántartása is csak egyéni elképzelés alapján történt meg. A kimenő levelek esetében az iktatószám használatának rendszere szabályozatlan maradt, legtöbb esetben az ügy lezárásáig minden kimenő levélválasz egyazon számon futott. A Diósgyőri Gépgyár a Kohó- és Gépipari Minisztérium felügyelete alá tartozó szervek részére kiadott 71.085/71. sz. utasítás alapján készítette el iratkezelési szabályzatát és irattári tervét, amely 1973. január 1-jétől került bevezetésre. A vállalatnál ezek után a központi iktatás helyett 175 decentralizált iktatórészleget alakítottak ki. A beérkező leveleket központi érkeztetés után az ügyintéző szervezeti egységeknél iktatták, ahol operatív irattárak is létesültek, amelyekből a tovább őrzendő iratok a központi irattárba érkeztek, ahol az irattári tételszám szerint kerültek tárolásra, selejtezésre, illetve levéltárba adásra. Ugyanez a folyamat ment végbe a Lenin Kohászati Műveknél is, ahol 80 decentralizált iktatóhelyet hoztak létre, amelyektől a központi irattárba nem azonnal, hanem csak 3-5 év után kerültek iratok. Az irattári tételszámok alkalmazása nehézségeket is okozott. A termelővállalatoknál az elsődleges szempont a termelés folyamatosságának biztosítása volt, kevésbé a papírmunka. A korszak egészében gondot okozott a helyes irattári tételbe sorolás, az ügyintézők fluktuációja miatt állandó probléma volt a tapasztalatlanság és a képzetlenség, ezen a gondon sorozatosan szervezett irattáros-tanfolyamokkal próbáltak enyhíteni. Sok esetben előfordult (például a Mecseki Szénbányák Vállalatnál, a Videotonnál), hogy az íróasztal mellett készített irattári terv tételei és a valóságban keletkező iratok tárgyai nem fedték egymást. Tipikus hiányosságnak számított, hogy az iratokra nem vezették rá az irattári tételszámot, ami megnehezítette a későbbi irattározást. Másik - máig élő - iratkezelési hiba volt a kimenő és bejövő iratok külön iktatókönyvben történő rögzítése, ami esetenként külön sorozatként történő irattározást is jelentett. Nagyon sok esetben nem iktatták a belső keletkezésű iratokat (tervek, vállalati értekezletek stb.), így azok megmaradása volt a legkevésbé biztosított. Bár akkoriban sokat bírálták, mégis a korszak vállalati iratkezelése a sok nehézség ellenére hatékonyabb volt, mint bármikor. A levéltárak folyamatosan ellenőrizték a vállalatok, szövetkezetek irattárait, a felmért iratokról és állapotokról tájékoztatták a szervet, és a főhatósággal egyetemben hatékony intézkedések is születtek. Az iratselejtezések 30 nappal a selejtezés megkezdése előtti bejelentése a
