Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
376 ■ 4. Irattan és iratkezelés volna, így az előbbi esetben a negyedik szám a gyapot, nád stb. termelését lett volna hivatott jelenteni, ami közelebb vitt volna az irat valós tárgyához. A gyakorlatban a legtöbb gondot az okozta, hogy sok helyen az iktatószámot csak a főcsoportsorszám együttese alkotta, és így egyes iratokat nehéz volt visszakeresni. A csoportszámos iktatás kartonokon (nyilvántartó lapokon) történt, mutatóként a tárgyszámokat használták, külön tárgy- és névmutatók alig-alig készültek. A csoportszámokon belül a nyilvántartó lapokon vezették az alszámokat, külön iratjegyzéket már nem használtak. Egy csoportszámos jellegű rendszer hibátlan működésének objektív előfeltétele, hogy maga a rendszer jól kialakított legyen, a tárgyaknak állandó számok feleljenek meg. A hibátlan működés szubjektív feltétele az iratkezelő maga, aki megfelelő szaktudás birtokában hibátlanul képes a besorolásokat elvégezni. A csoportszámos iktatásnál elsődleges jelentőséggel bírt a főcsoport helyes meghatározása. Bizonytalanságot okozott, ha a besorolandó irat valamely határterületet képviselt, így például az „építés húsipari üzem fejlesztése céljából” tárgy egy másik megközelítése „a lakosság élelmiszer-szükségletének fokozott kielégítése húsipari üzem fejlesztésével” is lehetett. Az ügy az élelmezéshez, illetve az építésigazgatáshoz egyaránt besorolható, és már jelentkezett is a hibás besorolás lehetősége. Még inkább bonyolódott a helyzet a második számot jelentő csoport és a harmadik számot jelentő alcsoport különféle értelmezése esetén. Egy példa talán szemléletesen megvilágítja ezt: a Hajdú-Bihar Megyei Tanács titkársága 126-1/ 1953. sz. alatt iktatta az éberség terén szerzett észrevételeit. Az észrevételek egy része az irattár hanyag állapotára vonatkozott. A Debrecen Járási Tanács Igazgatási Osztályának iktatást végző munkatársa azonban a beérkező irat fő tárgyának nem az éberséget, hanem az irattár állapotára vonatkozó megjegyzéseket tartotta, így az iratot a 183-1/1953. számra iktatta. Mindennek a jelentősége az irattározásnál került elő, mivel mutatókönyvek hiányában csoportszámra történt az irattározás is, és a hibás, téves csoportszám-besorolás alapján irattározott irat megkeresése jelentős energiát emésztett fel. Ha az ügyintéző bizonytalan volt a besorolásban, gyakran egy vegyes tárgyú tételt választott, amelyben az iktatott iratok mennyisége így többszöröse lett a más csoportszámú tételek mennyiségéhez viszonyítva. Ilyen tétel volt például a 173-as számcsoport, a „bíróságok és más hatóságok vegyes megkeresései” tárgyú. A rendszer objektív és szubjektív oldalának hibái miatt a közigazgatási rend- számos-csoportszámos ikatási-irattározási rendszer az ez időszak alatt keletkezett államigazgatási iratok nagy részét áttekinthetetlenné tette. Komoly gondot okozott, hogy az iratok selejtezését a sorozatos téves iktatások, rossz besorolások miatt nem lehetett csoportszinten elvégezni, hanem csak a rendkívül munka- és időigényes iratonkénti válogatással.
