Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
4.1. Az irattanról általában ■ 353 szerint előadóívre írják, és alapul szolgál valamely irat elkészültéhez. A fogalmazvány az irat tervezete, és nem a végleges formája, ma inkább használatos a tervezet, levéltervezet elnevezés. A fogalmazványhoz kötődő ellentétpár a tisztázat. A fogalmazványon többnyire javítások, kiegészítések, különböző ügyviteli utasítások találhatók, amelyek a tisztázat elkészítésének folyamatához szükségesek: extr(aditum) ’kiadva’, exp(ediatur), azaz ’elküldendő’; ki kapja; ki küldje el; stb. A fogalmazvány és tisztázat összeolvasását a coll(ationatium) egybevetve, összehasonlítva szó feljegyzésével jelezték. A fogalmazvány rendeltetésszerűen oda tartozik, ahol keletkezett. Rendszerint valamiben különbözik a tisztázattól, nincs rajta aláírás, bélyegzőlenyomat, csak kézjegy, régebben többnyire gyengébb minőségű papírra készítették. A fogalmazványokat a történészek sokszor felhasználják kutatásaiknál, mivel megvilágítják a tisztázatban kialakított állásponthoz vezető utat. A jelenkori, informatikai eszközökre épülő iratkezelés egyik fő hibaforrása, hogy a fogalmazványok nem minden esetben kerülnek be az ügyiratba, csak a kinyomtatott, végleges tisztázat. Számítógéppel leírt kiadmány esetében a fogalmazvány a szövegszerkesztő szoftver használatával kerül kijavításra, és ilyenkor a kiadmány előadó által szignált, kiadmá- nyozott másodpéldányát vagy az eredeti kiadmánnyal megegyezően aláírt példányt őrzi meg az iratképző fogalmazvány gyanánt, irattári támpéldánynak. A tisztázat (mundum) valamely irat végleges formája, rendszerint a felülvizsgált és jóváhagyott fogalmazvány letisztázott változata. Jellemzően cégjelzéses (fejléces) levélpapírra készül, utólagos javítások nélkül. Hivatalos iratként a keletkeztető szerv jogosult vezetőjének aláírásával, a szerv bélyegzőlenyomatával és keltezéssel van ellátva. Tisztázata általában a legtöbb iratnak van, bár előfordul, hogy a fogalmazvány egyben a tisztázat is. Ha a tisztázatot a jogosult személy aláírja és bélyegzőlenyomattal ellátja, elkészített tisztázattá, kiadmánnyá válik. A kiadmány rendeltetésszerű őrzőhelye a címzett irattára, általában egy másolati vagy másodlati példány marad az ügyiratban is. Eredeti iratnak - a másolattal szemben - az irat időben első, keletkezési időpontjában létrejött példányát nevezzük. Valamely irat a keletkezési időpontjában nemcsak egy, hanem több példányban is készülhet, amelyek mindegyike eredetinek minősül. A többes, azonos módon előállított és aláírt példányokat másodlatoknak nevezzük. A másolat az irat időben általában későbbi, a keletkezése után létrejött változata. Többnyire olyan jegyekkel rendelkezik (például nem az eredeti aláírás szerepel rajta stb.), amelyekből egyértelműen megállapítható, hogy nem eredeti, mert időben később készült. A másolatnak sokféle fajtája ismert: átírt irat, szöveghű, betűhű, hasonmás (fakszimile), kivonatos, teljes, egyszerű, hiteles, egykorú, kései másolat stb. Az átírt irat (transsumptum) olyan másolat, amely egy későbbi iratnak, az átíróiratnak a szövegébe van beágyazva, ami a középkorban a hiteles másolat készítésének általános gyakorlata volt. A hasonmás vagy fakszimile a lemásolt irattal forma szerint is mindenben megegyező másolata. Ezt nyomdatechnikai eljárással, fényképezés útján, fénymásolással, szkenneléssel is lehet készíteni.
