Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)

V. Az értéktelenné vált iratok kiválogatása

68 selejtezési bizonytalanságot is megold, íTÖbbé-kevésb^ hasonló meggondolásból kiindulva, de elsősorban azt szem előtt tartva, hogy a polgári korszakot megelőző időből viszonylag kevés ir8t maradt fenn, tilalmazzák rendeleteinké az 1867ÓVben vagy azt megelőző időben keletkezett bármilyen természetű iratok selejtezését is. Hasonlóképpen nem sélejtezhetők ki a szerv megalakulásárai szervezésére, átszervezésére, szervezetére, működésére, fejlődésére és ügyvitelére és irat kezelésére vonatkozó fontosabb adatokat tartalmazó iratok sem. Az ilyen szempontok szerint végrehajtott selejtezés során mint már az előzőekben emiitettük, az iratok három nagy csoportja alakul ki. Az első csoportba kerülnek azok az iratok, amelyeket feltétlenül meg kell őrizni, s mint ilyeneket megőrzésre az illetékes állami levéltárnak kell átadni* A második csoportba azok az iratok kerülnek, amelyek ügyviteli szempontból még szükségesek, s amelyéknél az ügykörjegyzékben lo-2o-3o-5o év van feltüntetve őrzési időként. Izeket az iratokat az emiitett őrzési idők lejártakor kell majd ismét darabonként átvizsgálni, s eldönteni, hogy mely darabok érdemesek közülük a végleges megőrzésre, s melyek selejtezhetek ki* Végül a harmadik csoportba a sem ügyviteli, sem tudományos, sem történelmi szempontból értékes adatot nem tartalmazó iratokat kell helyezni* Az iratoknak ilyen csoportba való szétrakásakor ügyelni kell arra, hogy az iratok eredeti rendje, egymásutánja, az egy-egy kialakított csoporton belCL meg ne bomoljék* Az ügyviteli szempontból tovább őrzendő,valamint a levéltárnak végleges megőrzésre átadandó iratok esetébea érthető okokból van erre szüksége vagyis azért,hogy a már meglévő segédletek /iktatók, mutatók, sorkönyvek/ alapján az egyes darabok továbbra is kikereshetők legyenek, A kiselejtezésre itélt iratok esetében pedig azért van szükség az iratok eredeti egymásutánjának fenntartására, hogy az elleoőrzós során esetleg a másik két csoport valamelyikébe visszatenni szándékolt iretok elhelyezésével ne legyen különösebb nehézség, könnyen meglelhessük őrzési helyét* Ugyanebből a célból helyes, ha az eredetileg egy csomóban elhelyezett iratokat a szétválogatás után is - megfelelő jelzéssel ellátott palliumokkal /borítólapokkal/ elválasztva - ugyanúgy