Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)

V. Az értéktelenné vált iratok kiválogatása

Az előkészítő munkához tartozik az is, hogy az intézmény selejtezési felelfse 60 napfal a selejtezés megkezdése előtt iráshan értesiti a területileg' illetékes állami levéltárat a selejtezés beindításának időpontjáról s arról* hogy milyen iraiofc kerülnek selejtezés alá* A megkeresésre a levéltár rendszerint minden esetben kiküldi a szervhez a maga megbízottját, hogy még a selejtezés megkezdése előtt tájékozódjék, A levéltár megbízottja rendszerint korábban már hosszabb id| óta látogatta az illető szerv irattárát, egyes esetekben bekapcsolódott az illető szakterület selejtezési utasítás-tervezetének, illetve ügykörjegyzékének az összeállításába, esetleg ő kezeli az illető szervnek már levéltárba került iratanyagát* is* A levéltári kiküldött tehát mindenképpen járatos a s^zerv speciális irattári problémáibab, ÍJppeo ezért célszerű, ha még aselejtezés megkezdésé előtt megbeszélést tart a selejtezési felelős és a levéltári megbízott* A megbeszélés során esetleg hasznos szempontok merülhetnek fel, amelyeket a selejtezés lebonyolításánál érvényesíteni lehet* Mindenképpen kívánatos azonba©, ha a selejtezési munka megkezdése előtt rövid megbeszélést tart a selejtezési felelős és a levéltári megbízott, mindazok /vagyis a selejtezési bizottság/ számára, akik a selejtezésbea résztvesznek, Bz alkalommal feltétlen fel kell hivni a selejtezők figyelmét azokra a legjelentősebb eseményekre, amelyekre vonatkozólag az a selejtezendő iratanyagban adatok találhatók* #el kell hivni a selejtezők figyelmét arra a körülményre, hogy a selejtezés általában ügyírátselejtezés, tehát nincs helye annak, hogy egyes ügyiratokból egyes„ aktarészeket kidobjunk, a másik részét pedig megtartsuk* / Az ilyen eljárással ugyanis azt érnénk el, hogy a fontossága miatt megtartott aktacsonkból a tájékozódni kívánó - annak ellenére, hogy valami megmaradt az őt érdeklő aktából -.etek töredékes képet kap az ügyről*/ Végül mindenképpen fel kell hivni a selejtezők figyelmét, hogy alaposan tanulmányozzák az át selejtezendő iratanyagot, a selejtezési rendeletet, valamint a vonatkozó ügykörjegyzéket* A selejtezés előkészítéséhez tartozik végül, de nem utolsósorban az irattár azon részének alapos rendbetétele, amely átselejtezés alá kerül* Az irattáros feladata ezen a téren az iratcsomók átvizsgálása, a korábban helyesen összesze-