Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)

IV. Az iratok ügyviteli felhasználásának biztosítása

tályok kialakítására törekedni általában felesleges, Kagyobb mennyiséget tartalmasé egységeket szintén csak kivételes esetékben /az értéktelen, rövid időn beiül kiselejtezhető iratok esetében/ célszerű kialakítani. Kivételt képeznek természetesen azok az iratcsoportok, osztályok, melyeken belül a felkutatást valamely további - ha nem is tárgyi - rendszerezés /pld. az ügyfelek alfabetikus, vagy az ügyek keletkezésének kronologikus sorrendje/ segíti elő. A rendszerezés részletességét tehát általában a rendszerezendő iratanyag mennyisége határozza meg. Arra kell törekedni a rendszerezés során, hogy az iratcsoportok egésze, rendszere teljes és hü képet nyújtson a szerv működéséről. Az iratcsoportok, osztályok, alosztályok stb.tárgyát tehát szabatosan és pontosan kell megfogalmazni, Az elkerülhetetlen fedéseket fal kell jegyezni, s a megfelelő helyeken utalni kell rájuk, A rendszerezés során óvakodni kell az ügyintézés folyamán együtt kezelt iratok szétszedésétől s csak a nyilvánvaló tévedésből összekapcsolt iratok szétválasztását kell elvégez ni,ifiinthogy a tárgyi osztályok kialakítása során az iratok az ügyintézés során kialakult ügyiratoknál általában jóval nagyobb tartalmú egységekbe soroltatnak be, az összekapcsolások, szerelések helyességének le nyomozásától el lehet tekinteni. Az egy csoportba sorolt iratokat csomóbakötés, iratgyűjtőbe helyezés, Összefüzés utján lehetőleg fizikailag is tartósan össze kell fogni, A rendszerezés elvégzése utón ki kell a la kitani a munka során létrehozott egységek jelzetrendszerét. Jelzetnek felhasználhatjuk akár a r, mai, akár az arabszámokat, akár a betűjeleket,akár ezek kombinációit. Lényeges csupán az, hogy a jelzetrendszer hiven kövesse és juttassa kifejezésre a tárgyi egységek logikus rendjét, rendszerét. A tárgyi egységek cimeit, un. nomenklatúráját jegyzékbe kell foglalni: ez a jegyzék képezi a továbbiakban az irattár legfontosabb segédletét. Ha azonban az üg viteli elemek /személynév, dátum, ügyintéző stb,/ szerinti kutütások lehetőségét fenn akarjuk tartani, a megfelelő ügyviteli segédletekben /iktató, számsor,mutat ókönyv/ fel lehet jegyezni az eg: es ügyiratoknak a rendszerezés során nyert uj jelzetét.