Silov, A. A.: A 19. századból és a 20. század elejéről származó dokumentumok kiadásának kézikönyve (Budapest, 1955)
V. A legenda
•9«jegyzésekre is ki kell térni* A leveleknél gyakran fennmaradt a elmet, a felvevő és kézbesítő postahivatal bélyegzőit tartalmazd boritok. Ezek, mint fentebb emiitettük* nagyon fontosak a keltezetlen leveleknél, az időmeghatározás céljából* Heg kell tehát emlitenünk a legendában az ilyen boritékot és ismertetőjegyeit /bélyegző, « az esetleges nyomtatott felírást, a feladó bélyegzőt, gyászkerete/t stb* is jelezni kell. Ki kell emelni a legendában azt is, ha kep. slevelezőlapról van sző, stb # Természetesen az eredeti példány állapotát is jellemezni kell, ha valami rongálódás /a széle le Van szakadva, a tinta kifakult, kiégett tb./ fordul elo rajta* Az őrzés helye Most pedig térjünk át a legenda második kötelező elemére, amelyet a kinyomtatott dokumentum fajtájától függetlenül minden esetben hozni kell és ez: - a dokumentum őrzésének helye. Ez vagy valamely múzeum, könyvtár kézirattára, vagy egy levéltár lehet* Az első esetben elég 1. annak a múzeumnak, könyvtárnak pontos megnevezését hozni, amelyben a dokumentumot őrzik. 2« arra a gyűjteményre vagy kollekoiőra utalni, amelyben a dokumentum található, 3* hozni a könyvtári rakszámot* A második esetben már bonyolultabb az őrzés helyének a megjelölése. Ebbe óz alábbi sorrend szerint a következők tartoznak: 1. a levéltári szervezet neve /pl. az Állami Központi Levéltárak Leningrádi Igazgatósága; 2. a szervezet keretébe tartozó levéltár neve /pl. hadtörténelmi levéltár /VIA/; 3* a fond az illetékesség megjelölésével /pl* a hadügyminisztérium Auditőriátus főosztálya; 4* a fond strukturális része /l* osztály, 2. állvány / M sztol"A 5. az őrzési egység cimg, ha érdekkel bir; 6. éve /pl: 1836. év/ f 7* a levéltár s*áma /"N -84l/; 8» ez ®n belül a kötetszám, ill. rész /i* 10./$ 9. azok az oldalak,.amelyeken a kinyomtatott dokumentum található /5-16. oldal/* E tájékoztatásnak az az eredménye, hogy mir.tegy útlevele a kinyomta-* tott dokumentumnak és lehetővé teszi azt, hogy szikség esetén könnyen fel lehessen lelni és tanulmányozni a levéltárban az eredeti példányt* Ha két vagy több egymás alatt kinyomtatott dokumentumról van szó, amelyet egy és ugyanazon őrzési egységből vettünk, nem kell mindegyiknél részletesen megjelölni az őrzés helyét* Elég az elsőnél felsorolni az őrzés helyére vonatkozó részletes adatokat, a többinél pedig csak utalni erre; "ugyanaz, mint -•*. számú legendánál*" A levéltári gyakorlatban a fond megnevezését rendszerint a fond „ kartotékszámával szokták helyettesíteni* ei*z az eljárás sok nehézséget okozhat. Először iss a fondnak, de különösen a részének megnevezése rögtön világossá, teszi azt, hogy milyen jellegű fondről van szó, amit viszont egy puszta szám nem mutat meg. Például: egy, a hadügyminisztérium auditőriátus - főosztálya fon i; áből. vett ^ügyirat-részletét tartalmazó dokumentum rögtön mutatja, hogy bírósági ügyről van sző, amelynek szereplői valamilyen kapcsolatban /vádlott, tanú/ vannak a katonai bírósággal. Különösen alkalmatlar dolog me;ánfondók esetében a fondót létA szovjet levéltárákban a fondokat sorszámmal /kartotékszámmal/ látják el. /Ford./ *
