Silov, A. A.: A 19. századból és a 20. század elejéről származó dokumentumok kiadásának kézikönyve (Budapest, 1955)
IV. A cim
4t S terminológia használatánál ügyelni kell arra, hogy semmiképpen sem szabad valamely korszakra jellemző hivatali ügyintézési elnevezést egy másik korszakban szokásos elnevezéssel helyettesíteni* A XVIII» sz. "kérvényét" /cselobitnaja/• semmiesetre sem szabad pjfosenyije-nek nevezni, az 1800-as évek "legalázatosabb keresetnem szabad "cselobitnajának" hivni, a XVIII. század ^premeraoria^ját "otnosenyijeí-nek mondani stb. Az egyes korszakokra jellemző ügyirat! elnevezéseket pontosan be kell tartani a dokumentum elmében is. A jelenlegi hivatali dokumentum-formákat a régihez képest jelentősen leegyszerűsítették. Két csoportra oszthatók: külsőkre, vagyis valamely intézménynek a többihez való" viszonyát meghatározó dokumentumokra és belsSk-re, amelyek csak egy intézmény működését határozzák meg. Az első csoporthoz tartozó leghasználatosabb elnevezések a következők: "otnosenyije", "levél" f "bizonyítvány", ^mandátum 11 /mandat/ olyan.bizonyítvány^.amely valamilyen megbízást is tartalmaz és "szpravka". Belső hivatali dokumentumok közül megemlíthetők a "jegyzőkönyvek" /"protokoí"-ok/ "előadóiivek% "parancsok", "körlevelek", "utasítások", "szolgálati iratok" 3 *. . , ; . - . A hivatali dokumentum,fajtájának meghatározása A dokumentum-fajta megnevezését a következő momentumok alapján határozzuk meg: 1. a tartalom elemzése; 2. a dokumentum külső ismertetőjegyeinek sajátosságai /a leveleknél a megszólítás és aláírás stb*/; 3. a magában a dokumentumban vagy eredeti elmében előforduló terminológia alapján /rapport"^ "lç|5»lem" /prosenyeje/; 4* Őrzési egység leltár^ ban szereplő.elnevezése; 5. a levelezésben álló személyek tipikus ügyintézési kapcsolata alapján; az alárendelt a főnök felé "rapport"*ot, vagy "jelentést 11 /doneszenyije/ ir, a felettes pedig "utasítást"./predpiszanyi je/, "parancsot" ad, stb./; 6. a dokumentum szövegében történő utalás alapján /pl.: "e.jelentésnek melléklete"/; 7» végül az iratváltás során történő hivatkozásban emiitett megnevezés alapján /pl. "válaszul az Ön átiratára" stb. Dokumentum-kivonatok Ha valamely dokumentumnak nem a teljes szövegét, hanem csak a választott témára vonatkozó részét adjuk ki, a cimben a dokumentum fajtájának megnevezése után "-ból, -bői" ragot kell alkalmazni /pl •"jegyA forradalomelőtti hivatali iratok típusairól részletesebb adatokat közöl N.V. Varagyinoví Az ügyvitel, vagyis elméleti és gyakorlati ve?zérfonal a polgári, büntetőjogi, kollegiális és egyszemélyi Írásbeliség, mindenféle kormány- és magán-ügyirat és egyes ügyiratok megszerkesztéséhez. Szentpétervár 1857» 3* kiad. 2» rész. Szentpétervár' 1881. A mai ügyviteli irat fajtáiról R. Sz. Maizelsz: ügyviteli vezérfonal, Moszkva-Leningrád, 1925.
