Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek

mindig csak egy szempont szerint kutatható. A több dimenziós katalógus viszont egyazon karton alapján egyidejűleg több szempont szerint (szerző, cím, tartalom és ennek részletei stb.) tájékoztat. Közkeletű eszköze a lyukkártya. Egyik típusa a peremlyukkártya, a másik a középlyukas (pl. Hollerith) de alkalmaznak fénylyukkártyát, sőt filmet is e célra. Mindegyike saját jelrendszert (kódot) alkalmaz a fogalmak kifejezésére. Használatukhoz berendezés, gép szükséges. E katalógusok mindegyike csak a saját állományról ad tájékoztatást, így helyben használható. A gyors áttekintő tájékozódás igénye hozta létre a több könyvtár anyagát tartalmazó ún. központi címjegyzéket (KC), amely betűrendes katalógus. Lehet országos és területi. Az előbbit az OSZK tartja fenn a könyvtárakra kötelező bejelentések alapján, külön kezelve a könyvek és külön a periodikák központi címjegyzékét. A területi KC-t a hálózati központok gondozzák. A levéltári könyvtárak KC-je az OLKK-ban van, fejlesztését a LÜSZ 181. §-ának (5) bekezdése szabályozza. A katalógus kezelése: A katalógus elkészítésének teljes munkamenete (a nagy könyvtárak végzik, külön részlegekkel; a kis - így a levéltári - könyvtárak csak egyes részét) a következő: címelírás, osztályozás vagy tárgyszó (címszó) megállapítása, ellenőrzés, útmutatás a sokszorosításra (példány), átmásolás a sokszorosításhoz (stencil, adréma stb.), ennek korrektúrája, sokszorosítás, cédulairányítás (aláhúzás, fejelés a katalógusfajták szerint), előrendezés (rendszavak kijelölése), beosztás (a kartonok betűrendezése és besorolása a többi közé). A katalógus használata. Fajtája adja a keresés módját, ez általában betű- vagy szakrend. Kezelőjének tehát a betűrendbe sorolást és az alkalmazott szakrendet alaposan ismernie kell, hogy megadhassa az olvasó számára a szükséges felvilágosítást. Fontos azabály, hogy keresésnél az olvasónak tilos a kartont a többi közül kiemelni. g) Fölös példány Fölös példány általában a selejtezett művekből, ritkábban kiadványcseréből keletkezik. Felhasználásának két módja van. Az egyik a fölös példány-csere, csak a nagy könyvtárak alkalmazzák. A másik az ajándékozás: a fölös példány szétosztása, amely lehet országos vagy területi. Az előbbit az OSZK, az utóbbit a hálózati központ (a levéltári könyvtáraknál az OLKK) bonyolítja le. A vonatkozó könyvtárak által a fölös példányukról rövidített címleírással, sokszorosítva készített jegyzéket elküldi a gyűjtőkörnek megfelelő illetékes könyvtáraknak. A visszaküldött igényléseket összesíti, egyezteti, majd ennek alapján szétosztja és megküld(et)i a műveket. Egyik könyvtár által sem igényelt anyagot az illetékes könyvtár jegyzéken tartozik vételre felajánlania az Állami Könyvterjesztő Vállalatnak, és ha ez sem igényli, eladható magánszemélyeknek. Csak az ezután visszamaradt anyag adható át ipari használatra (MÉH), (ld. 3/1975. KM-PM sz. rend. 17. §).