Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek

egyéb okból történő mulasztása következtében az utólagos bejegyzések egy részéről nem kap adatokat. Célszerű és szükséges tehát a két példány időnkénti összehasonlítása és az ennek során előkerülő hiányosságok pótlása. A példányok egyeztetése a levéltárakban az elmúlt években egy ízben már meg is történt. A levéltár anyakönyvi vonatkozású feladatait már kezdettől fogva jogszabályok állapították meg. Hosszú évtizedeken át a belügyminiszter által kiadott anyakönyvi utasítások voltak érvényben, a levéltárak állami kezelésbe vétele után a Levéltárak Országos Központja 1956-ban, a Művelődésügyi Minisztérium Levéltári Osztálya 1961-ben, legutóbb pedig a művelődésügyi miniszter 133/1968. (M. K. 12.) MM sz. utasításában szabályozta részletesen a levéltárak tennivalóit. A 133/1968. MM. sz. utasítás ma is hatályban van, csupán az UB jegyzékek megküldésének rendjében okozott a 30-5/1970. MT TH sz. utasítás változást. A 133/1968. MM sz. utasítás rendelkezései szerint a levéltárak a tanácsok igazgatási osztályaitól évenként átveszik az előző évi anyakönyvi bejegyzések másodpéldányait, azokat nyilvántartásukba bevezetik, átvizsgálják, az észlelt hiányosságokat pótoltatják, majd az anyakönyvi kerületek betűrendjében helyezik el a korábbi évek anyagával együtt a raktárban. - Az igazgatási osztályoktól negyed-, illetve félévenként érkező UB jegyzékeket nyilvántartásba veszik, átvizsgálják, és az hibákat korrigáltatják. Az utólagos bejegyzések jelzeteit és a születési anyakönyvi másolatok egyes adatait (a gyermek családi nevét, az apa személyi adatait, az anyakönyvvezető nevét) bevezetik a másodpéldányba, majd az UB jegyzékeket hozzárakják a korábbi évek jegyzékeihez. - Járulékos munka az anyakönyvi okiratok kiállítása, és megkeresésre, állami szervek tájékoztatása egyes anyakönyvi bejegyzésekről. Feladat lehet még az elveszett vagy megsemmisült anyakönyv első példányának pótlási munkájában való részvétel. Néhány alapvetően fontos feladatról érdemes részletesebben említést tenni: Hogy a levéltárak anyakönyvi feladataikat tervszerűen végezhessék, ellenőrizni kell a másodpéldányok és az UB jegyzékek pontos beérkezését. A március 31-ig át nem vett másodpéldányokat április 15-ig, a negyed-, illetve félévenként esedékes és a tárgyidőszakot követő hónap 15-ig be nem küldött UB jegyzékeket 8 napon belül meg kell sürgetni, és beérkezésüket továbbra is figyelemmel kell kísérni. A másodpéldány átvizsgálása során arra kell feltétlenül ügyelni, hogy csak szabályszerűen záradékolt, teljes évfolyamokat tartalmazó példányok kerüljenek átvételre, hogy a bejegyzések megfelelő tintával készüljenek, és jól legyenek olvashatók. A meg nem felelő másodpéldányt vissza kell küldeni pótlás, javítás, újraíratás céljából. Több levéltár a fentieken túlmenően még a kirívóbb tartalmi hiányosságokat is kijegyzi és észrevételezi, felhíva az anyakönyvi felügyelet figyelmét ezek kijavíttatása-" ra. Súlyosabb szabálytalanságokról a levéltárnak értesítenie kell a KM Levéltári Osztályát. Az átvett és átvizsgált másodpéldány-űrlapokat leghelyesebb tékában őrizni addig, amíg el nem érnek kb. 300 lap terjedelmet (külön születési, házassági, halotti példányonként). A megfelelő terjedelmet elért űrlapokat (anyakönyvi nemenként