Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek

raktári jegyzéket évek szerint tagoljuk és az egyes raktári egységeken belüli legnagyobb levéltári egységeknek - az ügyiratoknak - címeit nem, csak jelzetkereteit közöljük. Ha viszont az ügyiratokat tárgyi tételekbe osztották be, az áttekintő raktári jegyzék e tételek címeit is közli. A tételek címei elé a megfelelő jelzeteket is kitesszük. A tételeket ugyanis rendszerint a címen kívül számmal is jelölik, és a tételszám a tételnek a levéltári rendszerbeli helyét jelzi. A címadás a rendezéssel összefüggő feladat, a cím végleges megfogalmazása azonban a jegyzékeléskor történik. A címadás a jegyzékelő számára akkor jelenthet problémát, ha a raktári jegyzék nem a fond anyagának rendezésével együtt készül, hanem utólag rögzíti a fond korábban kialakított rendjét. Az irattárban vagy a levéltárban már korábban kialakított tárgyi egységek, c/meiket tekintve, három csoportba oszthatók : a) a tárgyi egységnek megfelelő címe van, b) a tárgyi egység címe nem megfelelő, c) a tárgyi egységnek nincs címe (nem kapott címet, vagy a vonatkozó irattári vagy levéltári feljegyzések elvesztek). a) Ha a cím megfelelő, meghagyjuk eredeti formájában, anélkül azonban, hogy betűhűségre törekednénk. Feleslegesen hosszú eredeti címeket rövidítve közlünk. Idegen nyelvű címek helyett a raktári jegyzékben azok magyar fordítását kell adni, és az eredeti címet a magyar cím után zárójelben kell feltüntetni. b) Ha a cím félrevezető, nem fejezi ki pontosan a vonatkozó irategyüttes tárgyát, az eredeti címet elhagyjuk és helyette új címet adunk. c) Ha a tárgyi egységnek nincs.címe, a raktári jegyzék készítésekor adunk neki címet. Ahhoz, hogy a cím pontos legyen, a kérdéses irategyüttest alapos elemzésnek kell alávetni. Meg kell találni azt a logikai szálat, amely az irategyüttesben lévő egyes iratokat egybefűzi. Ez néha nem könnyű, mert régen az irattári tételeket („kútfőket"), a levéltári „fasciculusokat" sokszor formális-jogi szempontok szerint alakították ki. Az utólagos címadáskor tehát a tételbe tartozó egyes iratok tárgyának összehasonlításával meg kell találni az elveszett eredetinek lehetőleg megfelelő címet, amely a kérdéses tételt a fond minden többi tételétől elhatárolja, a benne fekvő egyes iratokat pedig logikailag összekapcsolja. A raktári egységbe foglalt iratok levéltári jelzeteit a raktári jegyzék azért és oly mértékig közli, hogy anyaguk egymástól elhatárolható, megkülönböztethető legyen. E jelzeteket ezért csak abban az esetben tünteti fel, ha valamely tárgyi egység anyaga nem egyetlen raktári egységben, hanem két vagy több raktári egység közt megosztva található. Ilyenkor az egyes iratok jelzeteit sem adja meg, hanem csupán az egyes raktári egységekbe foglalt jelzetkereteket, hogy megállapítható legyen, az iratanyag mely része van az egyik, és mely része a másik raktári egységben. A raktári jegyzék egy hitelesített példányát a levéltár nyilvántartási segédletként őrzi. Bármilyen változás következik be a levéltári anyagban, állapotában, azt a nyilvántartásra szolgáló példányon jelezni, vagyis a raktári jegyzéket megfelelően kiegészíteni és korrigálni kell. A raktári jegyzék egy másik példányára az anyag kezelőjének van szüksége.