Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XIII. A levéltári anyag rendszerezése, a rendezés

mányoznunk kell a fondképző hatáskörét, funkcióit, a rendezendő iratanyagban előforduló tárgyköröket. Az így nyert ismeretek alapján, részben deduktív, részben induktív úton kell kidolgoznunk azt a tételrendszert, amely a fondképző funkcióit, illetőleg az iratanyagban előforduló tárgyköröket áttekinthető módon tükrözi. Típusos fondoknál egységes sémát lehet alkalmazni, oly módon természetesen, hogy mindig csak a fondban képviselt tárgyköröknek, illetőleg iratfajtáknak megfelelő tételeket alakítjuk ki. Személyi fondokat pl. az alábbi séma szerint rendezhetünk: 1. Személyes iratok 2. Hivatalos működéssel kapcsolatos iratok 3. Levelezés 4. Irodalmi és tudományos jellegű kéziratok 5. Vegyes jellegű iratok 6. Halálával és temetésével kapcsolatos iratok (ide értve a megemlékezéseket és a személy érdemeit méltató tanulmányokat is). E tétel nem a proveniencia, hanem a pertinencia alapján kerül a személy fondjába. Terjedelmesebb fondok rendezésénél a tételrendszert az évrendezéssel kombináljuk. Ennek kétféle módja van: vagy évek szerint tagoljuk az anyagot és az egyes éveken belül alkalmazzuk a tételrendszert, vagy a tételeken belül rendezzük az iratokat évek szerint. A kutatás szempontjából az utóbbi mód a megfelelőbb. Az áttekinthetőség és ezzel a kutathatóság érdekében a tételeket úgy alakítjuk ki, hogy egy évi anyaguk terjedelme lehetőleg ne haladja meg egy raktári egység terjedelmét. Ellenkező esetben az iratanyagot tovább kell tagolnunk tárgyilag, altételekre. Egynemű anyag esetében, amely anyagban általános tárgyú altételek nem alakíthatók ki, ettől természetesen eltekintünk. Egy raktári egységen belül több kisebb tétel vagy altétel anyaga foglalhat helyet. A tétel illetőleg altétel címének pontosan ki kell fejeznie a tétel, illetőleg altétel tárgyát vagy jellegét. A tételek szintjét - az alapszinttel szemben - levéltári középszintnek nevezzük. A középszintű rendezés tehát első fokon gyakorlatilag azt jelenti, hogy a fondon, állagon, sorozaton belül egy raktári egységet általában meg nem haladó terjedelmű levéltári egységeket alakítunk ki. Ez általános célkitűzés, és ott is megvalósítható, ahol tulajdonképpeni tételek nincsenek. A vállalati iratkezelés a tételrendszert nem ismerte. Kapitalizmus kori vállalataink iratanyagukat általában dosszié-rendszerben kezelték. A vállalat adminisztratív vezető szerve általában minden egyes levelező partnere számára külön dossziét nyitott s abban helyezte el az illető levelező partnertől beérkezett leveleket. Ezeket a dossziékat tételeknek tekintjük. Ha egy partnerrel több dossziét tölt meg a levelezés, ezek együtt tekintendők egy tételnek. Sokszor azonban egyedi ügyek számára, is külön dossziét nyitottak, pl. az egyes peres ügyek iratainak. Az ilyen dossziék nem tételeknek, hanem ügyiratoknak felelnek meg. A vállalati anyag rendezésekor általában megtartjuk az eredeti irattári rendszert, de egyes esetekben több eredeti dossziét vo-