Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XI. A levéltárak és az iratképző szervek kapcsolata

szervek selejtezésének ellenőrzéséhez elégséges csak a jegyzőkönyvek átnézése. Ilyenkor egyrészt meg kell győződni arról, hogy a szerv valóban nincs nyilvántartva, másrészt pedig meg kell állapítani, hogy nem található-e a selejtanyagban, annak tételes felsorolása szerint olyan levéltári anyag, amely a szerv nyilvántartásba vételét indokolttá tehetné. Azoknál a szerveknél, amelyeknek csak néhány típusirata igényel levéltári megőrzést, többnyire ugyancsak elegendő a jegyzőkönyv alapján történő elbírálás.); - a szerv egy bizonyos időszakban keletkezett teljes iratanyagát vonták-e selejtezés alá, vagy csak néhány jelentéktelenebb feladatot ellátó szervezeti egység iratait (pl. a selejtezés az 1958-as jogszabály alapján, a II. sz. ügykörjegyzék szerint történt); - az 1969-es jogszabály hatálya alá tartozó iratok esetében, ha az iratkezelés korábbi ellenőrzései kedvező eredménnyel zárultak, a selejtezés a jegyzőkönyv alapján is elbírálható. Ha a jegyzőkönyv vizsgálata vagy a selejtezés helyszíni ellenőrzése alapján megállapítható, hogy a selejtezést szabályszerűen hajtották végre, és így az iratok kiselejtezése levéltári szempontból engedélyezhető, a jegyzőkönyvre a következő záradékot kell rávezetni: „A jegyzőkönyv szerint kiselejtezésre javasolt iratok nem minősülnek levéltári anyagnak. Kiselejtezhetők." Előfordulhat azonban, hogy egyes iratokat, iratfajtákat a selejtezést ellenőrző levéltáros történeti értékűnek minősít, és kiselejtezésüket nem engedélyezi. Ilyenkor a jóváhagyási záradékot a kivételek teljes felsorolásával ki kell egészíteni. Ha a kiselejtezett irattári anyagban kép- és hangfelvételek, valamint gépi adatfeldolgozás során keletkezett adathordozók is vannak, ennek tényét a záradékban mindig fel kell tüntetni. A selejtezési jegyzőkönyvre írt záradékot a levéltár igazgatója vagy az általa megbízott levéltári dolgozó írja alá, ellátja a levéltár pecsétjével, az így záradékolt jegyzőkönyv egyik példányát a szervnek visszaküldi, a másikat pedig a megfelelő szervdossziéban helyezi el. Kirívóan súlyos, a selejtezés megismétlését igénylő esetben a jegyzőkönyvet záradék nélkül, levél kíséretében kell a szerv vezetőjének visszaküldeni. A levélben pontosan meg kell határozni azokat a hibákat, amelyek miatt a levéltár a selejtezés megismétlését kívánja, és lehetőleg javasolni kell olyan módszereket is, amelyek a munka újból történő elvégzését megkönnyítenék vagy meggyorsítanák.