Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XI. A levéltárak és az iratképző szervek kapcsolata

Ezt követően a selejtezési felelős a kiselejtezésre szánt iratokról két példányban jegyzőkönyvet vesz fel, s ezt az illetékes levéltárnak megküldi jóv hagyásra. A jegyzőkönyvnek a következő adatokat kell tartalmaznia: - a selejtezést lebonyolító szerv nevét; - a selejtezést végző és azt a szerv részéről ellenőrző személyek nevét; - a selejtezés megkezdésének és befejezésének időpontját; - a selejtezés során az iratok elbírálásához alapul vett jogszabály címét és számát; - a selejtezés alá vont fondok és állagok címét és évkorét; - a kiselejtezett anyag lehető részletességgel felsorolt csoportjainak címét, évkorét és mennyiségét, s az ebből ügyviteli szempontból visszatartott iratanyag darabjainakjegyzékét (iktatott iratoknál, iktatási egységenként az iratok első és utolsó sorszámát kell feltüntetni, nem iktatott, tárgyilag rendszerezett és segédletekkel nem rendelkező iratok esetében elegendő, ha pontosan megjelölik, hogy milyen ügykörbe tartozó és milyen évkörű iratokat selejteztek ki); - a selejtezésért felelős személy aláírását és nyilatkozatát arról, hogy az iratselejtezési utasításnak megfelelően járt el. Az a körülmény, hogy a selejtezés során az értéktelennek minősített irat megsemmisítésre kerül, levéltári szempontból igen sok veszélyt rejt magában, különösen így van ez az 1958-as kormány rendelet alapján végrehajtott selejtezések esetében. Emiatt fontos, hogy minden olyan szervnél, amelynek működése során jelentős mennyiségbenjön létre levéltári anyag, a selejtezés minden fázisát (az iratanyag előzetes átvizsgálását, a selejtezést végzők felkészítését, a selejtezés végrehajtását, a selejtezési jegyzőkönyvek elkészítését) az illetékes levéltárak figyelemmel kísérjék, ellenőrizzék, és ha kell, a selejtezők munkáját észrevételeikkel, tanácsaikkal közvetlenül is segítsék. c) A selejtezés végrehajtása az iratkezelési szabályzatok előírásai alapján A jelenleg érvényben lévő iratkezelési szabályzatok előírják, hogy az iratokat még az ügyintézés menetében, de legkésőbb az irattárba helyezés előtt az irattári terv megfelelő tételébe kell besorolni, s egy-egy tételbe csak azonos időtartamú irattári megőrzést igénylő iratok kerülhetnek. Ennek ellenére a levéltári szempontból értéktelennek minősített tételek iratait sem lehet az őrzési idő lejárta után automatikusan megsemmisíteni. Kiselejtezésük csak a vonatkozó szabályoknak megfelelően lefolytatott selejtezési eljárás befejezése után történhet meg. A selejtezéskor azokat a tételeket, amelyek őrzési ideje lejárt, a megsemmisítés előtt felül kell vizsgálni. Abban az esetben, ha a kiselejtezhető irattári tételben egyes olyan iratok is vannak, amelyek őrzési ideje még nem járt le, illetve amelyek az irattári tervszerint nem selejtezhetők ki, azokat az irattárban vissza kell tartani. Ha pedig az irattári tételekben idegen anyag van (magánszemélyek iratai, egyéb tárgyak), azt a tulajdonosnak, illetve az érdekelt szervnek át kell adni.