Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XI. A levéltárak és az iratképző szervek kapcsolata

2. A levéltári értékhatár megállapítása A levéltáraknak csak azokkal a szervekkel érdemes rendszeresen foglalkozniuk, amelyeknél, ha minimális mennyiségben is, de keletkezik történeti értékű irat. Általános tapasztalat viszont, hogy szinte minden önálló ügyvitelű szerv iratai tartalmaznak levéltári szempontból értékelhető adatokat, ennek ellenére megvan a jogosultsága, hogy bizonyos szervek iratainak átvételétől a levéltárak eleve elzárkózzanak. Egy-egy fond önmagában meghatározott értékét a fondképző szervnek a többi szervhez való kapcsolata (alá- vagy fölérendeltségi viszonya) csökkentheti, illetve növelheti. Ha ez a kapcsolat olyan, hogy az alárendelt szerv irattárának minden egyes levéltári szempontból értékes adata a felügyeleti szerv irattárában teljes egészében megtalálható, annak iratai azokat visszatükrözik, akkor az alárendeltségi viszonyban levő szerv irattári anyagának egésze - beleértve természetesen az önmagukban értékes iratokat is - elvileg értékhatár alá sorolható. Az ilyen irattárakkal rendelkező szervek iratkezelését, iratvédelmi munkáját a levéltárak nem ellenőrzik, irataikat nem veszik át. A levéltári értékhatár kérdésével, vagyis azzal a problémával, hogy miként lehet megállapítani az egy-egy szerv működése során létrejött irattári anyag forrásértékét, a magyar levéltári szakirodalom az 1950-es évek elején kezdett el foglalkozni. Az akkoriban végrehajtott nagy tömegű iratbegyűjtés tapasztalatai ugyanis azt mutatták, hogy annak az elvnek a merev alkalmazása, amely szerint minden szerv történeti értékű (pontosabban önmagában értékes) iratanyagát át kell venni, idővel oda vezethet, hogy a jelentéktelen szervek lényegében selejtezhető iratai töltik majd meg a levéltári raktárak tekintélyes részét. E veszély felismerése után a Levéltárak Országos Központjának irányításával megkezdődött a szervek, illetve a/ok irattárainak egységes szempontok szerint történő rangsorolását elősegítő irányelvek kidolgozása. „A minimális levéltári értékhatár alá eső irattárak kérdéseinek szabályozásáról" szóló LOK utasítás 1957-ben készült el, s 1960-ban került kiadásra (az utasítás száma: 88 373/1960.). Ennek, valamint a Győri Állami Levéltár által ellenőrizendő szervek neveit tartalmazó mintajegyzékeknek a figyelembevételével kellett az egyes levéltáraknak az illetékességi körükbe tartozó, történeti értékű iratokat létrehozó (tehát értékhatár fölé sorolható) szervek jegyzékét elkészíteniük. Az utasításban előírt rangsorolás az iratképző szervek kapcsolatának, alá- vagy fölérendeltségi viszonyának vizsgálatán alapult, de külön felhívták a figyelmet arra, hogy az iratképző szervek, illetve azok irattárainak minősítését pusztán csak elméleti megfontolások alapján nem szabad végezni. A levéltáraknak az egymással szoros kapcsolatban lévő szervek iratainak alapos tanulmányozása után kellett minden kétséget kizáróan megállapítaniuk, hogy a levéltári szempontból értéktelennek ítélt szerv iratanyagában foglaltak teljes terjedelmükben visszatükröződnek-e a magasabb szintű szerv iratanyagában. Az így szerzett tapasztalatok alapján lehetett végül eldönteni azt, hogy az adott szerv, illetve annak irattára, az utasításban megjelölt három kategória közül melyikbe sorolható be.