Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Harmadik rész - IX. Az 1969. évi jogszabályokon alapuló iratkezelés

együtt jár, az irattári tervben szervezeti egységenként külön fejezetben ugyancsak részletesen tagoltan kell feltüntetni. Olyan szerv esetében, amelynél ilyen különleges kezelést igénylő iratok csak esetlegesen fordulnak elő, csak külön tételt kell biztosítani ezek számára. A szerv vagy annak szervezeti egységei ügykörében bekövetkező minden változást az irattári terven haladéktalanul keresztül kell vezetni. Egyébként minden év végén felül kell vizsgálni az irattári tervet, és összhangba kell hozni a szerv, illetve szervezeti egységeinek ügyköreivel. Arról, hogy az irattári tervek kidolgozásánál a szerveknek milyen szempontok szerint kellett eljárniuk, már szóltunk. Most azt tekintjük át röviden, hogy^ezek a szempontok hogyan valósultak meg a gyakorlatban. A szerv szervezeti felépítését követő irattári terv csak egyedi irattári tervek esetében volt megvalósítható. A szervek egész hálózata számára készült egységes irattári tervek nem épülhettek a szervezetre, mert a hálózat különböző szintjein elhelyezkedő szerveknek nincs egységes szervezeti tagolódásuk, sőt még az azonos szintű szervek között is különbségek vannak e téren. Az egységes irattári tervek ezért funkcionális felépítésűek, a szervek össztevékenységét veszik alapul, funkcióikat logikusan rendszerezik, szervezeti esetlegességekre való tekintet nélkül. Funkcionális felépítésű irattári tervet alkalmazhat hálózatba nem tartozó, egyedi szerv is, főképpen akkor, ha centralizált iratkezeléssel rendelkezik. A funkcionális rendszer előnye, hogy stabilabb a szervezetnél, a szervezetben bekövetkező kisebb változások nem teszik szükségessé módosítását. Az irattári tervet csak olyan mértékben kell tagolni, amilyen mértékben azt az irattermelés mennyisége szükségessé teszi. Ez azt jelenti, hogy az ügyforgalomnak megfelelően csak annyi tételt kell kialakítani, amennyi az iratanyagban való könnyű eligazodáshoz és a selejtezés megkönnyítéséhez szükséges. Az általános- és a középiskolák irattári terve például az iratoknak mindössze három tételbe való csoportosítását írja elő kötelezően: I. Vezetési és személyi ügyek II. Nevelési-oktatási ügyek III. Gazdasági ügyek Szükség esetén ezeket a tételeket, nagyobb ügyforgalmú iskoláknál altételekre lehet tagolni. Gyakorlatilag egy tételben évente 200-300 irat még könnyen kezelhető. Az irattári tételek egyszerű sorszámozása helyett a gyakorlatban jól bevált az olyan összetettebb jelrendszer, amilyent a tanácsi szervek egységes irattári terve vezetett be. Ott a tételt „ügykör"-nek nevezik és az irattári jel összetevői: az ügykörszám, az ágazati betűjel és az ún. selejtezési csoportszám. Az irattári terv egy általános és egy különös részre oszlik. Az 1-20. ügykörszámokat olyan általános ügyköröknek adták, amelyek valamennyi vagy több szakigazgatási szervnél előfordulnak. A 21. ügykörszámtól kezdve már nincs egyezés az egyes ágazatok között. Mivel az 1-20.