Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Harmadik rész - VIII. Iratkezelési és irattári rendszerek

A két világháború között a Horthy-rendszer államapparátusa a dualizmus kori iratkezelési módszereket alkalmazta, annak ellenére, hogy az egyre tömegesebbé váló irattermelés akkor már világszerte új módszerek keresésének igényét vetette fel. Mindössze a vallás- és közoktatásügyi minisztériumban történt kísérlet az iratkezelés megreformálására. Jánossy Dénes, az Országos Levéltár későbbi főigazgatója 1929-ben amerikai példa nyomán új iratnyilvántartási és irattározási rendszert dolgozott ki a minisztérium számára. Ennek folytán ott megszüntették a naplószerű, sorszámos iktatást, és tárgyak szerinti, iktatólapos iktatást vezettek be. A Jánossy-féle irattári terv tárgyi fő- és alosztályai jelzőszámokat kaptak, és e számok szerint történt az egyes iktatólapok elkészítése és az irattár kialakítása. Nyilvántartási rendszer és iktatási rendszer tehát fedte egymást. E kísérlet azonban az iratkezelőkre olyan feladatokat rótt, amelyekkel nem tudtak megbirkózni, és ezen a reform megbukott. A VKM már 1932-ben visszatért a naplószerű, sorszámos iktatásra és a kútfők szerinti irattározásra. 4. Kapitalista vállalatok irattári rendszerei A kapitalista vállalatok iratkezelése alapvetően a gazdaságosság szem előtt tartásával alakult. Emellett a vállalatok az iratkezelés terén is mozgékonyabbak, az újítások iránt fogékonyabbak voltak az állami szerveknél. Ez mutatkozott meg az iratkezelés technikai részénél, a tárolóeszközök megválasztásánál is. A közigazgatási hatóságok hagyományos irattárolásával - a fedőlemezek és hevederek alkalmazásával - szemben a vállalatok a modern irattartók legkülönbözőbb fajtáit használták. A különböző borítólapok, iratgyűjtők, gyorsfűzők és levélrendezők közül nálunk a legelterjedtebb volt a „dosszié"-nak nevezett iratgyűjtő, erről nevezték el a vállalatok irattári rendszerét is dosszié-rendszemek. A gazdaságosságra való törekvéssel függ össze, hogy a vállalatok soha nem vezettek olyan kettős nyilvántartást irataikról, mint amilyenre II. József a közigazgatási hatóságokat kötelezte: a vállalat, ha iktatta is iratait, lajstromot nem vezetett róluk. A huszadik század elején a vállalatoknál általában az iktatás is megszűnt, és a számregisztratúráról áttértek olyan irattári rendszerre, amely mellett az egyes iratokat nem, csak bizonyos irategyütteseket, egy-egy dosszié tartalmát kellett nyilvántartaniuk. A kapitalista termelő üzemek általában maguk értékesítik termékeiket, ennélfogva számukra a vevőkkel való kapcsolat a legfontosabb. A vevőkkel, valamint a szállítókkal való iratváltásuk rendszerint terjedelmes, magában foglalja az értékesítéssel kapcsolatos ügyeket az ajánlatoktól kezdve a fizetési módozatokig. Ezért a kapitalista vállalat irattározásának középpontjában a vevőkkel, szállítókkal folytatott levelezés állt, a költségelszámolással kapcsolatos bizonylatok (munkabér-utalványok, anyagkivételezési jegyek stb.) viszont sokszor egyáltalában nem kerültek irattárba. A levelezést oly módon rendszerezték, hogy a keresett iratokat minél könnyebben le-