Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Harmadik rész - VIII. Iratkezelési és irattári rendszerek

Az ügyirat alapszáma az illető ügyben a folyó évben történt első levélváltás iktatószámával, tehát általában az ügykezdő irat iktatószámával volt azonos. Ha egy ügy intézése egyik évről áthúzódott a másikra, az új évben az ügyben keletkezett első irat iktatószáma lett az új alapszám. Ilyenkor az előző évi sorkönyvben annál az iktatószámnál, amely a régi alapszámmal azonos, utaltak az új alapszámra. Ez addig folytatódott, amíg az ügy intézése befejezést nem nyert. Ily módon az ügyirat végleges irattári helye az ügy lezárásának évfolyamában, az azévi legkisebb vonatkozó iktatószám, mint végleges alapszám, alatt volt található. Egyes hatóságok azonban nem ezt az évenként rögzített alapszámrendszert alkalmazták, hanem az ügyiratot a mindenkor éppen legfrissebb utóirat iktatószáma alatt tartották nyilván és végül is az ügyzáró irat iktatószámának megfelelő helyen irattározták. Ennek a mozgó alapszámrendszemek, az a hátránya, hogy az ügyirat helyét csak az irattári sorkönyvekben történő gyakran hosszadalmas levezetés után lehet megállapítani. A Bach-rendszer bukása után mind a visszaállított helytartótanács, mind a felélesztett törvényhatóságok visszatértek az általuk 1848 előtt alkalmazott iratkezelési formákhoz, de ezek már nem elégítették ki a kor igényeit. Ezért a helytartótanács már 1862-ben egy a Bach-korihoz lényegében hasonló iratkezelési rendszerre tért át, a megyék iratkezelését pedig ugyanabban az évben a főispánok szabályozták, az általuk korszerűnek tartott módon. Az iktatást ekkor, 1862-ben tették újból kötelezővé a törvényhatóságok számára. Az alapszám-rendszert is sok helyen ismét bevezették, s azt mondhatjuk, az ügyirat a magyarországi közigazgatásban az egész polgári korszakon át nagy általánosságban az irattározás alapegységévé vált. Irattári tervet a törvényhatóságok legtöbbje 1862 után nem alkalmazott. A kiegyezés (1867) óta a minisztériumok irataikat általában kútfők, tételek és alapszámok szerint irattározták. A kútfő a Bach-kori irattári osztálynak, a tétel az irattári alosztálynak felel meg. A kútfők a legtöbb minisztériumban valóban az irattári terv fő tárgyosztályai, és így a minisztériumon belül ez idők folyamán történt szervezeti változások az irattári rendszert általában nem érintették. A hadügyminisztériumban más volt a helyzet, ott nem készítettek irattári tervet, hanem az irattárat a minisztérium egyes részlegei szerint tagolták. Az állandó átszervezések folytán ennek a minisztériumnak az irattára nagyon nehezen tekinthető át. A dualizmus kori államigazgatás legnagyobb problémája a központi kormányzat és a törvényhatóságok hatáskörének elhatárolása, a központosítás igénye és az önkormányzati jogok védelme közötti feszültség feloldása volt. A dualizmus általános válságának kiéleződése idején, a századforduló táján, a közigazgatás válsága is egyre érezhetőbbé vált. Az 1867 óta kibocsátott rendeletek nagy halmaza, a közigazgatási eljárás bonyolultsága, az írásbeliség és az alakszerűségek túlzásai, az egyöntetűség hiánya, ahhoz a felismeréshez vezetett, hogy szükség van a közigazgatás reformjára, az eljárás egyszerűsítésére, egységes szabályozására. Végül - a tervezett közigazgatási reform első lépéseként - Széli Kálmán miniszterelnöknek sikerült tető alá hozni a közigazgatási eljárás egyszerűsítéséről szóló 1901: XX. törvénycikket. E törvény nyomán először a belügyminisztérium szervezeti, ügyviteli és ügykezelé-