Lakos János: A köziratok levéltári értékelésének kérdései (Budapest, 2002)

I. rész A levéltári értékelés problémája az elmúlt 20-30 év kül- és belföldi szakirodalmában

korszakának szülötte volt, amikor ráadásul a kibernetikusok az információ áradat özönvízét jövendölték. Carl Haase a levéltárak "túlélési stratégiájához" más megoldást javasolt. A levéltáraknak selejtezési és archiválási kvótákat kell megállapítaniuk, méghozzá ökonomikus szempontból a selejtezési kvótákat növelniük, az archiválásiakat viszont csökkenteniük kell. Az archiválási kvóta a keletkező iratanyag 10 %-a lehet. (Az NDKban 4-10 %). Az archiválási kvótákat - természetesen szigorú selejtezési feltételek betartása esetén - a személyi vagy raktározási feltételek hiánya nem korlátozhatja. Annak eldöntésére, hogy az archiválási kvóta a levéltárfenntartó irattári anyagára, vagy a közszféra által termelt iratanyagra, vagy egy államban keletkező összes iratanyagra vonatkozzék-e, az az illető állam politikai berendezkedésétől függ. Centralizált államban az állam befolyása széles körre terjed ki, ezért itt az archiválási kvóta is magasabb, de a selejtezési kvótának is magasnak kell lennie, míg ott, ahol az állam befolyása a magánszférára a minimumra korlátozódik, ezért valószínűleg a közlevéltárban őrzött iratanyaga is kisebb terjedelmű, tehát alacsonyabb selejtezési kvótát lehet megállapítani. Az iratértékelés körüli elméleti viták Haase szerint semmilyen gyakorlati eredményt nem hoztak, ezért a kisebb lépések taktikáját javasolja: kíséreljük meg azokat a forrástípusokat meghatározni, amelyek mindenképp megőrzendők, a selejtezési tervekben pedig jelöljük meg azokat a regisztratúrákat, amelyeket semmiképp sem őrzünk meg. Ezeken túlmenően el kell különíteni, és a sokrétűen szakosodott igazgatásban meg kell jelölni azokat a regisztratúraképzőket, amelyek mint a többi helyettesítői egyedül kötelesek anyagukat levéltárba adni. Az azonos formában tömegesen megjelenő aktákból példatárat (mintavétel) kell képezni a jövő társadalomtudósai számára. A selejtezés segédeszközéül Haase problémakatalógus összeállítását ajánlja. A problémakatalógus: a) azon problémakörök és egyes problémák jegyzéke, amelyek az adott levéltár illetékességi területére jellemzőek, kiegészítve azon irattermelők listájával, ahol ezekre válasz kapható; b) az iratképzők j egyzéke a náluk dokumentálható problémák megnevezésével.