Lakos János: A köziratok levéltári értékelésének kérdései (Budapest, 2002)

I. rész A levéltári értékelés problémája az elmúlt 20-30 év kül- és belföldi szakirodalmában

egyáltalán nem érik meg a levéltári értékelés idejét, hanem a számítógépes rendszerekből törlődnek vagy elérhetetlenek lesznek.

10 - Az elektronikus iratok sokszorozható ságának és a hitelesség hiányának következtében gyakran nyomon követhetetlen és meghatározhatatlan az irat eredetisége és hitelessége. 1 Ezekre az alapvető szemléletváltozást követelő problémákra a 80-as és 90-es évek angol, amerikai, kanadai és ausztrál levéltárosai a következő irányokban keresték a válaszokat: - Az elektronikus iratok jellege a levéltári munkát is új alapokra kell helyezze: a korábbi passzív, az iratokat utólag értékelő gyakorlat helyett a levéltári szakembereknek az irat, sőt az iratot létrehozó rendszerek keletkezésében, tervezésében, az iratok kezelőinek irányításában is aktív szerepet kell vállalniuk, hogy a maradandó értékű információk mind teljesebb megőrzését biztosíthassák. Nem arra kell a levéltárosnak koncentrálnia, hogy mit kell megőrizni a keletkezett iratokból, hanem hogy milyen iratnak kell keletkeznie ahhoz, hogy az érintett tevékenységet megfelelően dokumentálja és bemutassa. - Az adott intézmény keretein belül keletkezett iratok értékelése helyett magasabb szintű, az intézményi (területi, nemzeti) kereteken átnyúló társadalmi strukturális elemzések révén kell meghatározni azokat a területeket, ahol olyan jellegű tevékenység zajlik, amelynek dokumentálása az utókor számára bármilyen szempontból fontos lehet. - A merev intézményi és strukturális értékelés helyett a levéltárosnak igyekeznie kell egy tevékenységi folyamatot, döntéshozatali mechanizmust elemezni és értékelni, majd ennek az elemzésnek az eredményeként határozhatja meg az ezt reprezentáló, maradandó értékű iratok körét és a keletkezés helyét. A fent vázolt társadalmi átalakulásokra és az iratkezelés terén lezajlott/lezajló forradalmi átalakulásokra reflektáló új megközelítések közül - a teljesség igénye nélkül - feltétlenül szólni kell bizonyos interdiszciplináris (különösen a levéltári és könyvtári szakma közti) együttműködésekről, de különösen az ún. dokumentáció-stratégiai (documentation stategies) megközelítésekről, a makro-értékelési elméletről (macroappraisal), valamint a tevékenység folyamatelemzésnek (business process analysis) nevezett módszerről.