Bakény István: Iratkezelés és irattározás (Budapest, 1959)

III. Az iratselejtezés

tartalmaznia kell a szervek nevét, az iratok évkorét, az iratcsomó, illetve kötet sorszámát, az adott csomóban lévő iratok évét, illetve az első és utolsó irat iktató/alap/ számát. Ha ez mind megtörtént, akkor leket értesíteni az illetékes állami levéltárat, hogy az iratok átadásra kész állapotban vannak. Az átadás- átvétel a készített jegy.. zék alapján történik, s annak egyik példányát, a levéltár vezetőjének aláírásával, mintegy az átvétel elismeréseként tartózik a levéltár az átadó szervhez visszajuttatni. Az átadás-átvétel időpontját az illető szerv vezetője a levéltár vezetőjével együtt határozza meg. Az átadással kapcsolatos Összes költségeket egyébként - a vonatkozó rendeletnek megfelelően - az átadó szerv ftiseli. Az ügyviteli érdekV'l a szervnél maradó iratokról szintén jegyzéket kell késziteni. Ez azonban sokkal részletesebb kell hogy legyen, mint az előbbi csoportba tartozó iratok jegyzéke. Erre azért van szükség, mert a megőrzendő iratok túlnyomó többségét alkotó, levéltárba kerülő iratokIcai együtt át kell adni a segédkönyveket is* Éppen ezért, hogy a szervnél maradó, jóval kevesebb iratanyagról is legyen valamiféle áttekintése elsősorban az irattárosnak, darabonként jegyzékbe kell ezeket foglalni. Ennek a jegyzéknek tartalmaznia kell az iktató- /alap/ számok sorrendjébe rakcrtt iratok évét, sz ámát, és rövid tárgyát darabról-darabra. Ezeket az iratokat azután az ügykörjegyzékbe megjelölt őrzési határidő lejártakor kell egyedenként elbirálni a további sorsukat illetően. Itt jegyezzük meg, hogy a végleges megőrzésre s a levéltárnak való átadásra kiválogatott iratok közül is bármely darabot visszatarthat a szerv ügyviteli érdekből. Ezekre 1 is a fentieknek megfelelő darabonkénti jegyzéket kell felvenni két példányban, s a jegyzék egyik példányát a levéltárnak kell átadni, a másik pélctányt pedig a szerv irattárában megőrizni. Ezeket az iratokat viszont már nem kell ismét selejtezés alá vonni, hanem az ügyviteli érdek