Bakény István: Iratkezelés és irattározás (Budapest, 1959)

III. Az iratselejtezés

Az iraté ele j tez és mellett szól az a körülmény is , hogy a ballasztéi megtisztított iratanyag őrzéséről - márcsak azért is, mert kisebb helyen elfér - jobban lehet gondoskodni* A selejtezés tehát az értékes iratok biztonságát is elősegiti, Jobban lehet az iratokat rendezni, mert nem kell az értéktelen iratok rendszerint nagy tömegét is rendszerezni, s végül számbavételük nyilvántartásuk is lényegesen könnyebb. Röviden? a selejtezés áttekinthetőbbé teszi az iratanyagot s az értékes iratok hozzáférhetőségét elősegiti. Mindezek ellenére felmerülhet a kérdés, hogy a tömegee-en előforduló jelentéktelen ügyek iratainak a megsemmisítésével nem vesszük e el a késő utókor elől a lehetőséget, hogy a mindennapi élet néhány részletéről fogalmat alkosson magának? arról, hogyan intézték ezeket az ügyeket, milyen nyomtatványokat használtak stb© Határozott nemmel felelhetünk erre is, hisz a könyvtárakban megőrzött újságok, a muzeumokban megőrzött nyomtatványok már önmagukban is kielégitő képet adhatnak az ilyen kérdések iránt érdeklődőknek. Más~ részt pedig minden kiselejtezésre kerülő ügyféléből, irattipusból úgynevezett mintapéldányt kell megőrizni az irattárakban is. Az ellenvetést tehát nyugodt klkiismerettel <&^VohQ^i^ Összefoglalva tehát azt mondhatjuk, hogy a selejtezésre azért van szükség, hogy az ügyviteli s dokumentációs szempontból felhasználható iratokat elkülönítsük a számunkra már haszontalan, felesleges papíroktól, hogy tehát kiválogassuk a megőrzendő iratokat, s átadjuk a népgazdaságnak az értéktelen iratoké Ezek a meggondolások képezik az iratselejtezésről szóló miniszter tanácsi rendelet alapját, mely rendelet kötelezően előirja, hogy az irattárak tiz évet betöltött évfolyamait legfeljebb három éven belül folyamatosan át kell selejtezni. Hogyan végezzük a selejtezést? Már az előbb elmondottakból is következtethető, milyen nehéz, felelősségteljes munka az iratselejtezés. Ez érthető is, hiseen a selejtezőnek arról kell döróenie, hogy mire