Bakény István: Iratkezelés és irattározás (Budapest, 1959)
II. Az iratvédelem
engedélyt kérni* Ügyeliünk arra is, hogy olyan irat, amelyn:' felhasználása a közérdeket veszélyezteti, ne kerüljön a kul; kezébe*A kutatónak kiadott iratanyagot ügyiratonként külön-külön grafitceruzával le kell számozni és jegyzéket kell róla készíteni* A leszámozásnál különböző szokások vannak: Az a lényeg, hogy a le számozás alapján az esetleges csonki,. tás mindig megállapitható legyen. A kiadott iratokhoz jegyzéket kell készíteni két példányban* Az egyiket /a másodpéldányt/ az iratanyaggal együtt a kutatónak kell átadni,, a másik példány, az irattárosnál marad* A kiadott iratanyag minden lapját, különösén a legújabb anyagnál - az irattár bélyegzőjével le kell pecsételni, hogy ezzel megöa akadályozzuk az egyes lapok kicserélését* A kiadott iratok helyére őrjegyet kell tenni, A kutatás befejezése után az iratokat elllenőrizni kell. Ha a kutató az iratot rongálja, vagy eltulajdonítja, vagy pedig az± iratok szövegét meghamisítja, vagy az iratokra ráir. azonnal jelenteni kell a szer vezetőjének. Az iratokból a kutató által készitett és oti felejtett mindem-'/* .feljegyzést ki kell emelni, mert azok évek multával zavarokat okozhatnak, Az irattári anyagot igen gyakran igénybeveszi a folyó ügyvitel* Az irattárosnak naponta több iratot kell csatolni, vagy betekintés végett az előadónak átadni. A szereléseket; csatolásokat, az erre a célra rendszeresített nyilvántartólapon, va£y sorkönyvben minden esetben fel kell jegyez ni* Az előadónak - rövid használatra - átadott iratok jelzetét /számát/ be kell vezetni a "kölcsönkönyvbe 11 és az ügyiratok helyére őr jegyet kell tenni* Ha az előadó nem adja vissza határidőre az iratokat, akkor fel kell szálitani azt visszaadására* Sürgetni kp.ll, nehogy elkallódjanak* Hasonlóképpen kell eljárni akkor is, ha külső szerveknek /felettes hatóság, tudományos intézet, biróság, stfc/ kölcsönözünk iratokat, de akkor a kölcsönzött iratokat aktán kell elküldeni és csatolni kell hozzá iratjegyzéket is. Az iratjegyzék tartalmazza az iratok jelzetét és az oldalszámát. A külső
