Bakény István: Iratkezelés és irattározás (Budapest, 1959)

II. Az iratvédelem

nagyon fontos eszköze a fényképezés, illetve a mikrofilmezés* Az iratanyagnak a használat következtében előálló kopását^ romlását, piszkoládását a legmesszebbmenő gondosság mellett sem lehet elkerülni* Szert nagyon célszerű; ha azokat a fontos iratokat, amelyeket süriin használnak, elővigyázatosságból lefényképez zük és a használóknak, akiket csak a szöveg, az irat tartalma érdekli, csupán a fényképmásolatot adjuk kézbe* A hazai és a külföldi szakfolyóiratokban több oikk foglalkozik azzal a kérdéssel, hogy a napjainkban használatban levő Íróanyag- papiros, tinta, Írógépszalagok csekély tartósságot biztosítanak az iratnak* A cikkek szerzői kifejezik azon aggályukat is, hogy azok az iratok, amelyek jelenleg a hivatalokban jönnek létre, - bármilyen jól felszerelt irattárba kerüljenek is, - nem lesznek hosszú életűek* Véleményük szerint a használatban lévő papir és tinta minősége oly rossz, hogy egy évszázadon belül könnyebb lesz megismerni az 1.600-as évek életét, mint a J£* sz* első 50 esztendejéét,, Az irattárakban nagyon sok olyan iratot őriznek, gnaelyek már az irattárbahelyezéskor hasznavehetetlenek voltak. A takarékosság elvét tartva szem előtt, a gazdasági hivatalok a legolcsóbb s természetesen a legrosszabb minsőgü papírral és íróeszközzel látják el hivatalukat* A silány papírra - rossz minőségű Íróeszközzel irt szövegek, különösen az átütő papírral írt negyed-ötöd példányok nem hosszú életűek« Az irattárosnak oda kell hatni, hogy az iratok készítéséhez jobb minőségű papirt vásároljanak. Rendszeresítsék az előadói ivek használatát, hogy az előadó ne a legkülönbözőbb méretű papirokon /"fecniken"/ intézzenek olyan ügyeket, amelyeket hosszú időre, vagy örökre meg kell őrizni. Törekedni kell arra, hogy irattárba semmiképpen se kerüljenek másolópapíron készített negyed-ötöd példányok. Az iratanyagot fenyegető erkölcsi veszélyek /lopás, elkallódás, hamisítás, titkosság sérelme/ ellen az irattár jó elhelyezése nyújtja a legjobb védelmet. Mindenképpen'"e:.