Bakény István: Iratkezelés és irattározás (Budapest, 1959)

I. Az iratok kezelése

a munka során létrejött egységek jelzésrendszerét- Jelzésnek felhasználhatjuk akár a római * akár az arab számokat, betűjelet vagy ezek kombinációit, lényeges az, hogy a jelzésrendszer hiven kövesse és juttassa kifejezésre a tárgyi egységek logikus rendjét. A tárgyi egységek nomenklatúráját jegyzékbe kell foglalni és ez a jegyzék képezi továbbiakban az irattár legfontosabb segédletét. Ha ezek mellett az ügyviteli elemek szerinti kutatások lehetőségét is fenn kivan juk tartani, a megfelelő ' ügyviteli segédletekben fel lehet jegyezni az egyes ügyiratoknak az osztályozás során nyert uj jelzéseit* Irattári segédletek

. Az eddig elmondottak általában a centralizált iratkezelés esetére vonatkoznak. Becentralizált iratkezelésben az érdemileg elintézett ügyiratok nem kerülnek azonnal központi irattárba, hanem bizonyos ideig még megmaradnak az ügyintéző osztály, szerv őrizetében. Milyen feladatok elé kerül a központi irattár kezelője, ha az ügyintéző osztályoktól 1-2 év, vagy hosszabb idő múlva kell iratokat átvenni? A központi irattár vezetője nagyobb tömegben és sokrétű iratanyagot kezel, az iratok tárgyi csoportosítása már nem lehet föladata. Az átvett iratanyagban azonban feltétlenül tájékozódással és áttekintéssel kell rendelkeznie. Ha az irattáros e feladatát valóban teljesíteni akarja, éppen ezért nem nélkülözheti az irattári segédletek támogatását. Milyen irattári segédletek jöhetnek ebből a szempont ból számitásba? 1/ Átadási-átvételi jegyzékek nélkül decentralizált iratkezelési rendszerben a központi irattárak nem vehetnek át megőrzésre iratanyagot. A központi irattár