Koroknai Ákos: Iratértékelési szempontok a gazdasági levéltárügyben a rendszerváltozás utáni évtizedben (elvi és módszertani felvetések) (Budapest, 2002)

I. Elméleti felvetések a gazdasági iratok makroszintű levéltári értékelésének problematikájához 1989 után

Minden gazdasági iratképzőnek megvan a maga szervezeti-működési rendje, amely keretek között tartja szervi működését, amelynek nyomán - gyakran változó - tevékenységét híven tükröző strukturált iratanyag jöhet létre. Ha ez nem így lenne, akkor sem maguk a gazdálkodó szervezetek, azokon belül is a gazdasági szervek, sem pedig a különféle felhasználók (így a későbbi kutatók) a keletkezett strukturálatlan irattömeget, ill. a bennük lévő információt nem hasznosíthatnák. A strukturált iratanyag viszont nem csupán valamely gazdasági iratképző iratképzését teszi áttekinthetővé, hanem lényegesen megkönnyíti a maradandó értékű iratok elválasztását az ilyen értékekkel nem rendelkezőktől. A gazdaság szférájában keletkező ún. gazdasági Íratok értékelése konkrét, de a részle tekben sosem elvesző gyakorlati munka

. Mögötte jól megalapozott és átgondolt értéke lési szempontrendszernek kell(ene) meghúzódnia

. Minél több szempontból vizsgálható ugyanis valamely gazdálkodó szervezet feladatköre, működése és ezáltal képződött iratanyaga, annál biztosabb alapokon nyugszik a levéltári értékítélet. A sokrétű értékelés megalapozottsága a gazdálkodó szervezetek, szervezeti egységeik és (ügv)irataik szint jén azon áll vagy bukik, hogy mily mértékben vagyunk tisztában a szervezeti struktúrákkal, a hatáskörökkel és a funkcionálisan hierarchizált feladatokkal, amelyek teljesítése érdekében jöttek létre azok a szervezeti egységek, amelyek funkcionális (működési) rendeltetésükből eredően funkcionális tárgyú iratokat keletkeztetnek

. Ezek az iratok csak annyi és csakis olyan információkat hordoznak, amennyire és amilyenekre a gazdálkodó szervezeteknek, ill. szervezeti egységeiknek - feladataik ellátásához - az ügyintézésben szükségük van.

3 2. Néhány általános alapelv a gazdasági (ügy)iratok értékeléséhez 2/1. A gazdasági iratok ügyintézési értéke (az elsődleges érték) Az ügyviteli, azon belül is az ügyintézési folyamatban különféle ügyintézési érdekből különböző szinteken ..fofyamatszabályozottan" keletkező (ügv)iratok „munkaeszközként" szolgálnak, amint arra Theodore R. Schellenberg már 1956-ban rámutatott.

4 Ezek az iratok egyfelől visszatükrözik az ügyintézés teljes folyamatát, de annak részfázisait is, és attól függően, hogy az ügyintézés mely szintjén keletkeztek, ..

ügyintézési helyértékkel" rendelkeznek

, azaz ügyintézési helyértéküket az ügyintézés szintje határozza meg. Hangsúlyozzuk azonban, hogy a gazdasági és más iratok ügyintézési „helyértéke" nem szükségszerűen esik egybe maradandó értékükkel. Az iratkeletkez-