Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - I. fejezet. A levéltárak kialakulása és osztályozása
8. §Az egyazon levéltárban elhelyezett különböző fondokat gondosan külön kell választani. Ha valamely iratból több példány van, meg kell állapítani, hogy az egyes példányok melyik fondba tartoznak Vannak olyan levéltárak, amelyeken belül az iratok eredetükre való tekintet nélkül, időrendbe vannak rendezve. Más levéltárakban viszont a különböző hivatalokhoz és hivatalnokokhoz beérkezett, de különféle közszolgálati feladatokkal összefüggő iratok vannak külön-külön csomagokba és sorozatokba csoportosítva. Így például egy-egy egységbe van rendezve a szegénygondozásra vonatkozó összes irat, vagy a katonai ügyek iratai, tekintet nélkül arra, hogy ezek az iratok egy tartomány, egy város vagy egy kolostor fondjához tartoznak-e. Vagyis nem érvényesül a „fondok tiszteletben tartásának” elve. Kiváltképpen ajánlatos tehát ilyen esetekben minden iratot vagy oklevelet visszahelyezni annak a hivatalnak vagy hivatalnoknak a fondjába, amelybe az adott dokumentum eredetileg tartozott. A visszahelyezésben számos eszköz szolgálhat útmutatással a levéltáros számára, ilyenek mindenekelőtt a régi levéltári leltárak. Természetesen nem kell követni ezeknek a régi levéltári leltáraknak a rendszerét, hanem olyan tájékoztató jellegű jegyzéknek kell tekinteni őket, amely megmutatja, hogy mely iratok tartoztak a leltár összeállításának idején az adott fondhoz. A levéltárosnak azonban többnyire egyéb eszközök is rendelkezésére állnak, mint például a nyilvántartókönyvek, amelyek valamely testület birtokainak jegyzékét tartalmazzák, és elszámolások, amelyeknek a járadékok és bérleti díjak átvételéről szóló tételei fényt deríthetnek egy hivatal javaira és jogaira, miközben a kiadásokról szóló tételek felvilágosítással szolgálnak azon személyekről és ügyekről, amelyekkel az adott hivatal kapcsolatba került. A kolostorok fondjait illetően kiváló útmutatók lehetnek a másolati könyvek. Így például a Middelburgi Apátság fondjában van egy lajstrom, amely megnevezi azokat a javadalmakat, amelyekre nézve az apát adományozási joggal rendelkezik. Végül bizonyos külső ismertetőjelek révén olykor maguk az iratok is világosan megmutathatják, hogy mely fondhoz tartoztak. Ezek a külső ismertetőjelek – mindenekelőtt a hátlapi feljegyzések – jobbára igen kis terjedelműek, azonban annál nagyobb jelentőséggel bírnak. A selwerdi kolostor fondjának nagyszámú magángyűjteményben szétszórtan lappangó iratai például azért kerülhettek vissza a kolostor eredeti fondjába, mert a vizsgálat kiderítette, hogy a rendház valamennyi iratán ugyanaz a hátlapi feljegyzés szerepelt: uut des con vents kiste*. Az utrechti karthauzi kolostor és a Regulierenklooster fondját az egyes iratokon szereplő, szemlátomást ugyanattól a kéztől származó számok segítségével sikerült helyreállítani. Amikor tehát egy adott levéltáron belül 85 *A konvent ládájából
