Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - II. fejezet. A levéltári iratok rendszerezése [Lásd a IV. fejezetben írottakat is!]
A fenti szabály követése egyébként pusztán gyakorlati szempontból is ajánlható. Az eddig mondottak értelmében ugyanis éppen a legrégebbi iratok esnek kívül a sorozatokon, annak pedig mindenki csak örül, ha a rendszerint legértékesebb, legrégebbi dokumentumok külön-külön le vannak írva. Valójában azért a legrégebben keletkezett iratok a legértékesebbek, mert a korai évekből igen kevés dokumentum maradt fenn, az pedig, hogy olyannyira ritkák az ilyen dokumentumok részben egészen biztosan annak az egykori szokásnak a következménye, hogy valaha nem minden iratot őriztek meg, hanem csak a legfontosabbakat. 33. §Eredeti okmányokat – bármennyire sérültek legyenek is vagy bármilyen kicsiny töredékük maradt is fenn – nem szabad megsemmisíteni, még akkor sem, ha másodpéldány, megerősítő okmány* vagy hiteles másolat áll rendelkezésre róluk Maga az okmány valamely tevékenység végrehajtásának hiteles és egykorú bizonyítéka, egy okmánytöredék pedig cáfolhatatlanul bizonyítja az adott okmány létezését. A fenti szabályt kivétel nélkül, minden fondra alkalmazni kell, sőt még a magántermészetű iratok, a gyűjtők birtokában lévő kollekciókban gyakran előforduló úgynevezett magánokiratok őrzése során is figyelemmel kell lenni rá. Csakis viszonylag újkeletű iratok esetében térhetünk el tőle, mindamellett a 17. század középe előtt keletkezett dokumentumok megsemmisítése általában nem tekinthető kívánatosnak. Valamelyest más a helyzet a 18. századot illetően, amikor az összes magántermészetű pénzkölcsönzés, tulajdonjog-átruházás, bérleti szerződés, stb. külső és belső jellemzőit tekintve egyaránt okmány formát öltött. Emellett a magánokiratok – a nemhivatalos formában kiállított dokumentumok kivételével – többnyire olyan iratok tisztázatai, amelyek fogalmazvány formájában szerepelnek a törvényszékek, közjegyzők, városi tanácsosok, községi bírók, papok és egyházi személyek vagy okmányok megpecsételésének jogával rendelkező bármely egyéb személyek jegyzőkönyveiben. Tartsuk észben: az sem teljesen kizárt, hogy egy tűzvészben megsemmisülnek a fogalmazványok, és mindenekelőtt arra összpontosítsunk, hogy hol vannak azok elhelyezve. Kisebb kárt okoz egy olyan magánokirat megsemmisítése, amelynek fogalmazványát tűzbiztos raktárban őrzik, mint egy olyané, amelynek fogalmazványa nem tűzbiztos helyen, hanem egy városházán vagy egy magánszemélynél van. 134 *A holland szövegben itt a vidimus kifejezés szerepel, amelynek részletes értelmezése a 94. pa ragrafusban olvasható.
