Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - II. fejezet. A levéltári iratok rendszerezése [Lásd a IV. fejezetben írottakat is!]
A másik – vagyis a dossziékon alapuló – rendszerben viszont, amelyet több nyire a fenti szisztémával párhuzamosan alkalmaztak, mindez másként történt. A sorozatok szerinti rendszerben, mint már mondottuk, az iratok kötegekben való összegyűjtése volt a szabály. Azonban számos beérkező irat nem volt alkalmas erre. Így például ha valamely bizottság beküldött egy sok melléklettel ellátott jelentést, vagy egy feloszlatott bizottság leadta beérkezett iratokból és feljegyzésekből álló fondját, vagy ha valamely per befejezését követően visszaérkezett a per folyamán előterjesztett iratokat tartalmazó zsák, akkor a dolog természeténél fogva nem volt lehetőség arra, hogy ezeket a terjedelmes csomagokat egy-egy kötegben gyűjtsék össze. Ilyenkor más utat választottak: hoszszanti irányban kétrét hajtották az iratokat és a külzeten röviden megjelölték azok tárgyát. Ezeket a „dossziékat”, vagy „nyalábokat” összekötötték egy zsineggel, és általában egy erre a célra szolgáló rekeszes szekrényben „tették félre”. Ugyanezt a módszer követték a „rendes” beérkező iratok esetében is akkor, ha valamely bizottság egy bizonyos feladat elvégzésére létrehozott ad hoc testületként működött: az adott témában beérkezett valamennyi iratot az ügy első irata után gyűjtötték össze a bizottság használatára, és ezek az iratok később is egy közös dossziéban maradtak. A különösen nagy jelentőségű vagy titkos iratokat is így kezelték: dossziékba sorolva az úgynevezett „titkos szekrényben” helyezték el. Az ilyen dossziék összeállítása során mindig az iratokban tárgyalt téma, vagyis az iratok tartalma volt a mérvadó, habár nem ezen az alapon különítették el őket, hanem a dossziék külsődleges jellemzőinek megfelelően. De nemcsak a nagyobb csomagok lehettek formai jellemzőik miatt alkalmatlanok arra, hogy a sorozatok szerinti rendszernek megfelelően kezeljék őket. Olykor egyes különálló iratokat is nehéz volt beilleszteni ebbe a szisztémába, ezért azokat is külön helyezték el. Egyértelműen így volt ez a pecséttel ellátott okmányok esetében, amelyeket általában fiókos oklevélszekrényben őriztek. Ebben az általunk választott példában egyébként nem kizárólag, sőt talán nem is elsősorban az iratok külalakja az, ami okot adott az elkülönített tárolásra. Tudjuk ugyanis, hogy az olyan kevésbé fontos okmányokat, mint például a visszafizetett adóslevelek egyszerűen a nyugtákkal együtt kötegelték, tehát minden bizonnyal a dokumentumok különleges tartalmának is szerepe volt az oklevélszekrényben való elhelyezésben. Kizárólag ez az utóbbi szempont volt a döntő az olyan okmányok esetében, amelyeket azért különítettek el a titkos szekrényben, hogy elrejtsék azokat a kíváncsi tekintetek elől. Egy adott fondhoz tartozó különálló iratok megbomlott rendjét nagyon ajánlatos a sorozatokhoz és a dossziékhoz igazodva helyreállítani, először is azért, mert az iratsorozatokat gyakran másolati könyvekbe jegyezték be, tehát a különálló iratok ezekhez a másolati könyvekhez kapcsolódnak, másodszor azért, mert a határozatokban vagy a fond más részeiben számtalanszor hivatkoznak 122
